Face à des mouvements de concentration qui imposent la réorganisation fréquente des organisations, l’existence d’une prestation de conseil et la qualité du service après-vente apparaissent déterminantes. Exemple, avec les groupes Apri et Ionis, deux acteurs de la protection sociale qui ont fusionné le 1er janvier 2009 pour créer “Aprionis”.
Génèse. Équipé de la suite logicielle Training Orchestra depuis fin 2006, Ionis utilisait auparavant l’outil intégré à son système de gestion de la paie pour gérer le volet formation. “Après la réforme de 2004, ce n’était plus possible”, explique Olivier Audit, responsable formation du groupe. “Il nous fallait une application autonome, spécialisée formation”. D’où un appel d’offres lancé auprès d’une dizaine de prestataires, rapidement restreint à trois. Le choix final s’est porté sur Training Orchestra après que l’un ait été rejeté par la direction informatique, l’autre par les assistants RH régionaux.
Si l’on peut aujourd’hui considérer que “toutes les principales solutions du marché sont bonnes”, estime Olivier Audit, “deux critères s’avèrent a posteriori déterminants” : d’une part, la “qualité du service client”, primordial pour répondre de manière dynamique aux inévitables bugs et demandes d’ajustement ; d’autre part, la “connaissance métier”, un plus “inestimable” selon lui. “Traiter avec des spécialistes de la formation et non pas avec des informaticiens qui se sont mis à la formation, cela change tout : on se comprend”, souligne-t-il. Et de citer en exemple la “fonction conseil” de Training Orchestra. “Au moment où nous réfléchissions à l’opportunité d’instaurer le Dif sur ou hors temps de travail, Stéphane Pineau m’a fourni en une semaine un benchmark commenté des solutions retenues par l’ensemble de ses clients travaillant dans notre domaine.”
Questions à Olivier Audit, responsable formation Ionis : “L’importance d’expliquer que l’outil permet de se dégager du quantitatif pour faire du qualitatif”
L’utilisation d’un progiciel modifie-t-elle la fonction formation ?
Elle a une forte incidence, parce que le recours à l’informatique permet de gagner en productivité. Cela peut générer de l’inquiétude chez certains collaborateurs, qui redoutent alors de se retrouver au chômage. D’où l’importance d’expliquer que l’outil permet de se dégager du quantitatif pour faire du qualitatif et revenir sur notre vrai métier. Encore faut-il l’annoncer clairement et fixer des objectifs, notamment en termes de suivi du manager, des formateurs et des salariés. Il est par ailleurs certain qu’il devient difficilement jouable de se passer d’une solution de gestion de la formation pour les entreprises de plus de 1 000 personnes. Notamment parce qu’une telle taille suppose généralement un éclatement en plusieurs structures, ce qui nécessite l’harmonisation des solutions de gestion si l’on veut pouvoir conserver facilement une vue d’ensemble.Qui décide du choix du progiciel ?
La direction informatique peut opposer son veto, mais le choix de l’outil revient à l’équipe RH, en concertation avec ceux qui utiliseront l’outil. C’est d’ailleurs l’avis de nos assistants RH régionaux qui a permis de trancher entre les deux “finalistes” de notre appel d’offres.Qui utilise le progiciel à ce jour ?
Douze sites autonomes, chacun doté d’un budget et de grandes orientations, utilisent l’outil. Concrètement, les assistants RH recensent les besoins, les saisissent et s’assurent que cela “rentre” dans le budget. Des arbitrages sont alors éventuellement effectués avec les DRH régionaux et les responsables hiérarchiques. Il y a ensuite une fonction de suivi, ponctuel (enregistrement des stages, convocations et contrôle de présence) et permanent (contrôle du budget et consommation). Il faut aussi gérer les demandes de formation non prévues au budget initial qui viennent s’ajouter en cours d’année. Il me revient de consolider l’ensemble, de m’assurer du respect du budget global et de gérer les formations transverses nationales. Nous envisageons d’impliquer les responsables hiérarchiques, par exemple de manière à ce qu’ils puissent saisir les demandes de formation qui émergent lors des entretiens annuels. Ceci pourrait se faire dans les toutes prochaines années.Votre solution s’intègre-t-elle au SI de l’Opca ?
Pas à ce jour, Training Orchestra nous ayant averti voici plus d’un an déjà d’un possible mouvement de concentration entre Opca. De fait, comme nous dépendons de quatre Opca, nous préférons attendre les résultats de la réforme avant d’engager des travaux d’intégration.
Une solution évolutive. Initialement implémentée pour répondre aux besoins de gestion de la formation des 1 200 salariés du groupe Ionis, la solution progicielle est actuellement en cours d’extension aux 1200 salariés du groupe Apri avec lequel Ionis a fusionné le 1er janvier 2009. “Ici aussi, souligne Olivier Audit, l’accompagnement de Training Orchestra a aidé au rapprochement des structures : si Ionis utilisait déjà un progiciel alors qu’Apri gérait le volet formation via Excel, il ne s’agissait pas pour autant que l’un impose sa solution à l’autre. Nous avons donc considéré la solution Training Orchestra comme une base pour construire ensemble un outil Aprionis à partir des nouveaux besoins, exprimés lors de six ateliers thématiques pilotés par le prestataire.” Chantier important, cette fusion des outils qui devrait aboutir au 31 décembre prochain ne signe pas pour autant la fin des grandes manœuvres puisqu’ “une autre fusion est prévue à l’horizon 2011”, conclut Olivier Audit.
Contact : www.aprionis.fr
Nicolas Deguerry
Training Orchestra, une solution modulaire
Le progiciel de gestion de la formation et des compétences Training Orchestra comprend trois modules : “Formation”, “Organismes de formation”, “Emplois-Compétences”. Au client de composer sa solution en fonction de ses besoins. Ainsi d’Aprionis, qui a choisi le premier module pour la gestion du processus formation sur l’ensemble de ses sites et le second pour le pilotage de son organisme de formation interne.
