Le cas
L’entreprise Narcisse Consultants, qui emploie 15 personnes, inscrit certains de ses salariés à des cours individuels, sur l’utilisation de divers logiciels, qui sont dispensés entièrement à distance. Ces FOAD sont proposées par un organisme de formation privé. Elles sont prévues dans le plan de formation de l’entreprise.
La convention de formation conclue entre Narcisse Consultants et l’organisme de formation précise notamment les modalités d’encadrement pédagogique. Un test de niveau est organisé pour chaque personne au début de la formation. Un formateur propose à chacun un programme individualisé en fonction des résultats, et réalise une évaluation du niveau à la fin de la formation. Par ailleurs, ce formateur est disponible pour répondre aux questions des stagiaires par messagerie électronique.
La convention précise également la durée estimée nécessaire à la formation : 35 heures.
La question posée par le cas
Ces formations sont-elles imputables sur la participation de Narcisse Consultants ?
Les règles et leur application
Ces formations sont-elles imputables sur la participation de Narcisse Consultants ?
NB : Les règles rappelées ci-dessous figurent dans la fiche 3 (bientôt disponible).
- Objectif de la formation
Les actions de formation prévues visent bien l’un des objectifs suivants prévus à l’article L. 900-2 du Code du Travail (action d’adaptation à un emploi, action de promotion, action de prévention contre les risques d’inadaptation, action d’acquisition d’entretien ou de perfectionnement des connaissances, action de bilan de compétences, action de lutte contre l’illettrisme).
- La convention de formation professionnelle
L’entreprise a recours à un organisme de formation externe pour mettre en œuvre ces actions de formation. Pour que le coût de l’action de formation puisse être imputé par l’entreprise sur sa participation, la relation avec l’organisme de formation doit faire l’objet d’une convention de formation, prévue à l’article L. 920-1 du Code du travail (cf. fiche 3 pour le contenu des conventions prévu dans cet article).
En l’espèce, une convention de formation a bien été conclue : si l’ensemble des mentions précisées ci-dessous y figurent, cette condition sera remplie.
La circulaire du 20 juillet 2001 sur les FOAD précise que les conventions de formation professionnelle conclues pour la réalisation de FOAD devront comporter :
I - D’une part, au même titre que toutes les autres conventions de formation, les mentions relatives :
- aux opérations de formation exécutées par le centre de formation (intitulé, périodes, horaires, durées, lieux, prix unitaire et global, etc.) ;
- à la nature, la quantité et au prix des prestations de services ou de biens qui leur sont étroitement liés (logement, nourriture des stagiaires, fourniture de supports pédagogiques, etc.), fournis par l’offreur de formation.
II - D’autre part, les mentions relatives :
- aux séquences d’apprentissage à distance, notamment : les objectifs poursuivis, la nature des travaux incombant aux stagiaires (les périodes de réalisation de ces travaux, leur durée estimée) ;
- et aux prestataires (les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre directement ou par sous-traitance, le suivi et l’évaluation des travaux accomplis par les stagiaires et le prix de ces différentes prestations).
Les modalités d’assistance pédagogique devront être clairement définies par la convention : elles constitueront un élément central d’appréciation de la réalité de la formation par les services de contrôle.
Le protocole individuel de formation
La conclusion d’un protocole individuel de formation avec chaque stagiaire, précisant les conditions de réalisation de l’action de formation et en particulier le calendrier, les différentes modalités pédagogiques, la durée estimée nécessaire pour effectuer les travaux ainsi que les modes d’évaluation, est recommandée par la circulaire du 20 juillet 2001. L’administration a précisé que le protocole permettait d’avoir les éléments de l’effectivité de la formation.
En l’espèce, un tel protocole n’a pas été signé. Ce document n’étant pas obligatoire, les actions pourront tout de même être imputées si les éléments permettant un contrôle de la durée, de la réalité et de la conformité de la formation figurent dans la convention (cf. point suivant).
Les éléments constitutifs d’une action de formation imputable (R. 950-4 al.1 du Code du travail)
L’action de formation, pour être finançable au titre de la formation professionnelle continue, doit comporter :
- des objectifs ;
- un programme ;
- des moyens pédagogiques et d’encadrement ;
- un dispositif permettant de suivre l’exécution du programme ;
- un dispositif permettant d’apprécier les résultats.
Pour ce qui concerne les FOAD, comme c’est le cas en l’espèce, les implications de ces conditions sont précisées par la circulaire :
- l’exigence de moyens d’encadrement signifie que l’action de formation doit être encadrée par un formateur-tuteur, qu’il soit in situ ou à distance, de manière synchrone ou asynchrone. A défaut, les dépenses afférentes à ces séquences ne sont pas déductibles de la participation des employeurs ;
- l’exigence d’un dispositif permettant de suivre l’exécution du programme signifie que pour les séquences à distance, la durée estimée nécessaire aux travaux demandés doit être déterminée, en intégrant l’ensemble des situations pédagogiques concourant à la réalisation de l’action de formation (auto-formation encadrée, séquences de face à face pédagogique, apprentissage à distance, etc.) et accessoirement d’autres activités encadrées (auto-documentation, mise en pratique en situation de travail,…). Pour chacune des situations, la durée effective ou le cas échéant son estimation devra être précisée.
En l’espèce, ces conditions apparaissent remplies.
Contrôle de la réalité et de la conformité des FOAD
Pour apprécier la réalité et la conformité des FOAD prévues aux conventions de formation professionnelle et ayant donné lieu à délivrance de factures, les agents de contrôle procèdent à une analyse des circonstances dans lesquelles les prestations de formation ont été réalisées.
La circulaire précise que pour le contrôle de la réalité des actions de FOAD, les modalités d’assistance pédagogique et d’encadrement constitueront un élément central d’appréciation. Il en est de même des moyens mis en œuvre pour évaluer et valider la formation.
Le regroupement n’est plus exigé pour l’imputation, dès lors que qu’il existe d’autres formes de suivi, d’encadrement et de contrôle de l’assiduité.
Ainsi, aux termes de la nouvelle circulaire, et sous réserve de l’appréciation portée par le GNC sur les modalités précises d’organisation de la formation (suivi, encadrement, évaluation, …), les actions de formation prévues par Narcisse Consultants devraient être imputables.
Les références
- Art L. 900-2
- Art. L. 920-1
- Art. R. 950-4
- Circulaire DGEFP du 20/07/2001
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