Le cas
La filiale française d’une multinationale japonaise, qui emploie 2000 personnes en France, veut améliorer le niveau d’anglais des salariés. Elle souhaite mettre en place sur l’intranet un programme de formation à l’anglais, qui serait accessible depuis les postes de travail individuels dans tous les établissements français. De plus, l’entreprise met en place au siège parisien un centre de ressources multimedia, accessible à tous les salariés, qui propose diverses méthodes (informatique, audio, vidéo) en autoformation. Deux tuteurs sont responsables de ce centre de ressources (mise à disposition des outils) et s’occupent de répondre par messagerie interne aux questions posées par les personnes qui utilisent le programme pédagogique disponible sur intranet.
Les salariés sélectionnés pour suivre le cursus de formation passent un test de positionnement, et se voient préciser lors d’un entretien avec l’un des deux tuteurs leur niveau et le programme de formation qu’ils vont suivre. Ils doivent faire une évaluation avec ce tuteur, par visio-conférence, à la fin de chaque niveau de formation (environ six mois) et peuvent lui poser des questions pendant toute la durée de la formation.
Les questions posées par le cas
Quelles sont les règles d’imputation de l’achat de ce matériel multimedia ?
Le salaire des stagiaires suivant une formation dispensée sur le poste de travail est-il imputable ?
Quels sont les documents à établir pour le contrôle ?
Le salaire des tuteurs est-il imputable ?
Les règles et leur application
- Quelles sont les règles d’imputation de l’achat de ce matériel multimedia ?
Les règles d’imputation des dépenses applicables aux FOAD sont les mêmes que celles concernant les formations de droit commun.
La circulaire précise qu’il s’agit du prix d’achat de l’action de FOAD, du prix d’achat des documents pédagogiques ou des prestations de services qui leur sont étroitement liées dans le respect des règles en vigueur, la partie de l’annuité d’amortissement des biens nécessaires à la réalisation de l’action, et des rémunérations des stagiaires qui bénéficient de la formation.
La simple cession ou mise à disposition de supports (manuels, logiciels, matériels) à finalité pédagogique n’a pas la nature d’une action de formation professionnelle, mais doit être analysée comme une livraison de biens ou de prestations de service. La circulaire précise qu’il s’agit notamment de la simple fourniture à un tiers de matériel (ordinateurs,…), de cours en ligne sans accompagnement humain technique ou pédagogique, ou encore d’applications pédagogiques livrées sous la seule forme de supports numériques (disquettes, CDROM…) ou cédées par voie de téléchargement.
En l’espèce, on doit différencier du programme de formation en anglais accessible par intranet, les frais d’installation du centre de ressource pédagogique, qui ne seront pas considérés comme afférents à une action de formation imputable. En effet, si le centre de ressource fonctionne qu’en autoformation, les tuteurs qui y sont présents ne font que mettre à disposition le matériel disponible, ce qui n’a pas la nature d’une action de formation professionnelle, comme le précise la circulaire. Les frais d’installation ne seront donc pas imputables.
En revanche, l’achat du logiciel de formation linguistique qui sera utilisé sur intranet dans le cadre du plan de formation rentre dans la catégorie des dépenses d’équipement (article R. 950-7 du Code du travail). En effet, la formation sur intranet est encadrée par des tuteurs, et a donc la nature d’une action de formation. Si le logiciel coûte moins de 2500 F, il sera intégralement imputable l’année de l’acquisition. S’il coûte plus de 2500 F, seule l’annuité d’amortissement sera imputable sur la participation annuelle.
- Le salaire des stagiaires suivant une formation dispensée sur le poste de travail est-il imputable ?
Selon le Code du travail, la formation est en principe dispensée dans des locaux distincts des lieux de production.
Cependant, le salaire des stagiaires suivant une FOAD se déroulant à partir du poste de travail peut être imputable sous certaines conditions. En particulier, l’exigence de moyens d’encadrement (qui est en l’espèce remplie), et l’existence d’un dispositif permettant un suivi (durée, assiduité) et une évaluation de la formation seront vérifiés par le contrôle de la formation professionnelle. La durée nécessaire à la réalisation des travaux doit être estimée, s’il n’est pas possible de la déterminer a posteriori.
L’assiduité du stagiaire peut par exemple être définie, comme c’est le cas pour les demandeurs d’emploi dans un stage agréé, par le rapport entre la durée estimée de l’exécution des travaux effectivement réalisés par le stagiaire et la durée estimée nécessaire pour la réalisation des travaux prévus dans le programme de formation.
- Quels sont les documents à établir pour le contrôle ?
Les agents du service de contrôle sont habilités à exiger toute justification du respect de la réglementation sur les modalités d’acquittement de l’obligation de participation. Les employeurs sont tenus de leur présenter les documents et pièces de nature à établir le bien-fondé des dépenses imputées sur leur participation.
Dans le cas des FOAD, compte-tenu des difficultés concernant notamment le suivi, il peut être utile de réunir dans un document remis à chaque stagiaire (sur le modèle du protocole individuel de formation préconisé par la circulaire) les modalités de la formation qu’il va suivre : calendrier, durée estimée nécessaire pour les travaux, différentes modalités pédagogiques,… Comme l’a précisé le GNC, le protocole individuel de formation permet d’avoir les éléments de l’effectivité de la formation.
- Le salaire des tuteurs est-il imputable ?
Seul le salaire correspondant aux heures consacrées au tutorat de la formation linguistique dispensée sur intranet pourra être imputé. Le temps consacré à la gestion du centre de ressources fonctionnant en auto-formation, ne pourra pas être imputé. En revanche, les actions ayant la caractéristique d’une action de formation seront imputables. On pourra donc imputer les heures de centre de ressources correspondant à ces actions.
Les références
- L. 951-2 du Code du travail
- L. 991-1 et suivants
- R. 950-4, R. 950-6 et R. 950-7 ; R. 961-3
- Circulaire DGEFP du 20/07/2001
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