Qu’est-ce qu’un CMS ?
Les "Content Management Systems" forment une famille de solutions intégrées et "multi plates-formes" de complexités diverses, qui permettent de gérer facilement le contenu dynamique et rédactionnel d’un site web. Ce sont des systèmes de publication en ligne, c’est-à-dire de sites webs constitués de deux espaces : un espace dit "public" ou "site public", qui est accessible aux internautes et propose l’accès aux contenus, et un "espace d’administration" ou "site privé" dont l’accès est réservé, qui contient le système de gestion et de publication des contenus.
Ils offrent la possibilité à des non-techniciens de mettre en place des sites ou des applications Internet, en s’affranchissant des contraintes techniques et de développement.
Cette gestion automatisée englobe les multiples facettes de l’édition de tout contenu web : tout d’abord, la création proprement dite, puis la validation des contenus créés, puis enfin leurs conditions de publication.
Les contenus disponibles sur Internet sont généralement distingués en deux catégories : soit il s’agit d’éléments dit "statiques", comme un fichier texte, une image, un fichier vidéo ou un cours au format Flash, par exemple, soit il s’agit d’éléments "dynamiques", c’est-à-dire puisés au sein d’une ou plusieurs bases de données, comme une liste de contacts, un catalogue de produits commerciaux ou une série de modules de formation.
Le coeur d’un CMS est schématiquement constitué de deux noyaux imbriqués : un système de classement des contenus et un système de suivi de création et de publication de ces contenus.
Le premier organise et classe les informations en les associant à des "méta données" [1] prédéfinies, comme la date de rédaction, l’auteur, le titre, la thématique, etc. Il facilite l’accès aux données par des modes de recherche avancés. Le second offre un espace de "workflow" (chaîne de travail) qui formalise et organise les étapes du cycle de vie d’un document : création, validation, publication, archivage, mise à jour, suppression, etc.
Des applications variées
La démocratisation du web a amené une explosion de l’offre des CMS sur le marché, qui ont dû répondre à des attentes très diverses du public, qu’il s’agisse de professionnels ou de particuliers. Alors que les premières solutions nées au début des années 1990 étaient assez complexes et s’adressaient avant tout à des techniciens de l’Internet, comme le pionnier, Mambo (aujourd’hui Joomla), des outils plus simples et intuitifs, accessibles au néophyte, sont aujourd’hui disponibles : systèmes de gestion de galeries photo, de weblogs, de forums et de sites communautaires, de sites documentaires, de boutiques en ligne ou -nous y reviendrons- d’applications e-learning.
"Méta données" et travail collaboratif
Les deux principes fondamentaux du fonctionnement des CMS sont, on l’a vu, un classement des contenus à travers l’utilisation de "méta données", d’une part, et le système de suivi du cycle de vie des contenus, d’autre part.
Ces deux axes forts, cette structure-même du système de publication induisent nécessairement des méthodes de travail et d’organisation particulières. Elle influe également sur l’ergonomie des sites créés.
L’organisation des contenus par le biais de "méta données" constitue une solide ossature pour un site web : il est un excellent outil d’archivage et de classement de l’information, et à ce titre, il permet d’offrir une ergonomie optimale de navigation et d’accès aux données. A travers l’utilisation de menus de navigation directement reliés à ces méta données, de classements thématiques ou chronologiques par exemple, et de modes de recherche internes, l’accès à l’information est grandement rationalisé et facilité pour le visiteur. Les canevas de présentation prédéfinis et systématisés des contenus permettent également une identification rapide, voire quasi immédiate de ceux-ci, ce qui est un point crucial pour un média de l’ "instantanéité", comme le web.
En contrepartie, ce mode d’organisation souffre d’une certaine rigidité, car il implique l’utilisation de canevas prédéfinis pour la présentation des contenus, qui doivent répondre à un formatage précis : si au sein du système de publication d’un site de presse, les contenus de type "article" sont simplement définis par une "date", un "titre" et un "corps de texte", il sera impossible d’éditer un article comportant un "chapeau". Pour pouvoir l’ajouter, il faudrait modifier le système à sa source, c’est-à-dire faire appel à un développement informatique spécifique.
L’autre aspect primordial de l’utilisation d’un CMS est le concept de "workflow", c’est-à-dire de "chaîne de travail". La création, l’organisation, la publication de données dépendent la plupart du temps de divers collaborateurs, amenés à organiser et formaliser les étapes d’un travail en commun. Les systèmes de publication en ligne proposent un large panel de fonctionnalités qui facilitent l’échange d’informations entre les divers contributeurs à la création d’un contenu.
La plus marquante, commune à tous les CMS, est le système d’attribution de "profils contributeurs". Suivant le profil qui lui aura été attribué, un contributeur aura accès à certaines fonctionnalités du système, tandis que d’autres lui seront inaccessibles. Un profil "rédacteur", par exemple, pourrait donner accès à la seule fonction "rédaction", tandis que les fonctions "validation" et "publication" seraient réservées à d’autres types de profils (chef de projet, etc.).
D’autres fonctionnalités intéressantes concernent l’échange d’informations, l’optimisation et l’organisation des temps de travail au sein d’une équipe. Les CMS évolués comme Spip, Joomla ou Xoops, par exemple, proposent des outils tels que des agendas collectifs et individuels assortis d’alertes et de messages programmés, des listes de contacts et de ressources en ligne, des forums et des systèmes de messagerie internes, des systèmes de notification par courriel, etc.
Tant du point de vue de l’organisation des informations que de la coordination des acteurs d’un projet, les CMS offrent des outils performants et accessibles aux non-techniciens. Leur rigidité relative, cependant, oblige à choisir avec soin le système de publication qui correspondra à la ligne éditoriale d’un site web.
CMS + LMS = LCMS
Les Learning Content Management Systems sont une application spécifique du principe des CMS. Les LCMS et les LMS (les plates-formes e-learning) sont cependant deux types d’outils différents. La confusion vient du fait que, souvent, les LCMS intègrent toutes les fonctionnalités de base des plates-formes : individualisation et suivi des parcours d’apprentissage ; outils de liaison (messagerie, forums) ; et gestion des groupes d’apprenants.
Les LCMS, en tant que systèmes de création et de gestion des contenus, se placent en amont de l’utilisation d’une plate-forme. En plus des attributs classiques de cette plate-forme, ils comprennent les fonctionnalités principales suivantes : séparation entre contenu et présentation, édition de contenu simplifié, bibliothèques de "learning objects", classement de l’information, outils de recherche, principe de "workflow".
Séparation entre contenu et présentation
Il s’agit d’un des principes de base de tous les systèmes de gestion de contenus. Les contenus sont stockés dans une base de données. C’est elle qui est alimentée ou modifiée par les rédacteurs, et non les pages elles-mêmes. On parle alors de sites et de contenus "dynamiques" : les informations stockées sont ensuite présentées sous une certaine forme par le système de gestion.
La présentation des contenus stockés en base est définie a priori par un modèle, un gabarit, souvent appelé "feuille de style". Elle se charge de la mise en page : quelle information extraire de la base de données, où afficher les informations, à quel endroit et sous quelles conditions.
Avec cette séparation fond-forme, des contenus peuvent être adaptés à tous type de supports à partir de la même source. Grâce au langage de description XML [2] notamment, un même document peut être adapté en divers formats, portables sur plusieurs supports : au format HTML pour une présentation en ligne (ordinateur ou téléphone, dans le cas du "m-learning" [3] naissant), au format PDF pour impression (papier) ou au format Flash pour une présentation plus attrayante et dynamique (écran, projection, etc.).
Edition de contenu simplifié
Toujours avec ce principe de séparation contenu-forme, les auteurs peuvent se concentrer sur le contenu, et à cet effet, deux types d’outils sont à leur disposition : une interface d’administration "Wysiwyg" [4] et l’utilisation de balises simplifiées permettant de mettre en forme le texte.
Bibliothèques de "learning objects"
Les "learning objects" sont des "grains" de contenus de formation réutilisables, et qui peuvent être associés et combinés entre eux pour former des modules d’apprentissage complets. Par le biais des méta données associées, le système peut, en fonction de chaque apprenant, gérer la mise à disposition et le suivi de l’apprentissage de manière très précise.
Classement de l’information, outils de recherche
Plus les informations sont nombreuses au sein d’un système, plus il est difficile de retrouver une information spécifique. Un LCMS possède donc plusieurs outils de tri et de classement des informations, de complexité variable, parmi lesquels : des liens hypertextes qui permettent des renvois, et de référencer et connecter les contenus entre eux ; un moteur de recherche portant sur la totalité des contenus ; des classements spécifiques (par date de création, par thématique, par nature de document, par auteur, etc.).
Il est possible d’indexer les contenus par la création de catégories, de nomenclatures, et d’utiliser ces outils pour perfectionner les méthodes de recherche. Il peut être possible aussi, par exemple, d’associer des mots-clés qui favorisent l’indexation. Ces classements croisés et accumulés multiplient les chemins d’accès aux contenus, les rendant plus immédiatement identifiables. La diversité des outils de recherche diminue la profondeur de l’information par rapport à la page d’entrée et la rend donc plus accessible.
Principe de "workflow"
Le "worflow" est la gestion des procédures et des flux de publication, tel qu’on le trouve dans tous les CMS. Après la création d’un contenu, son auteur le soumet à une procédure de validation. Il peut alors être publié et donc être immédiatement disponible, ou refusé pour modification si nécessaire. Le respect de ces procédures de publication favorise le travail de création, de mise en commun des ressources et les mises à jour des contenus déjà publiés.
Des outils nouveaux, de nouvelles méthodes
Dans la logique du LCMS, le parcours d’apprentissage doit être vu comme un regroupement de "briques" d’information et de savoirs indépendantes. Il n’est plus un parcours linéaire ayant un début, un déroulement et une fin. Ces "briques", les "learning objects", sont agrégées pour former des combinaisons de parcours créés en respectant le profil de chaque apprenant, ainsi que ses besoins individuels en terme de formation. C’est une conception nouvelle de l’élaboration des ressources pédagogiques.
Si le concept de LCMS commence à s’imposer progressivement, rien à l’heure actuelle ne permet de mesurer la réelle efficacité de ces outils. Mais en attirant l’attention sur les problématiques de création et de gestion de ressources pédagogiques, ils se rapprochent des systèmes d’ingénierie des connaissances et forment ainsi les premiers outils d’une convergence de la "e-formation" et du "knowledge management".
[1] Données écrivant d’autres données. Elles englobent l’ensemble des informations relatives à leur provenance, et leur traitement.
[2] "Extensible Markup Language", ou "langage de balisage extensible" : le XML est un "langage sémantique de description de documents". Il permet de produire des documents fortement structurés, selon une syntaxe stricte, mais indépendante du mode ou du support de présentation.
[3] Aussi appelé Wireless e-learning, pour "apprentissage en ligne sans fil".
[4] What You See Is What You Get : ce que vous voyez (dans votre interface de travail) est ce que vous obtenez (à l’écran).
