Le prestataire français OpenPortal, anciennement "web agency" spécialisé en solutions de portails collaboratifs sous le nom d’Illico, propose désormais une suite logicielle « full web » [1] pour la gestion de la formation initiale, de la formation professionnelle continue, du plan de formation et des compétences.
Selon Gilles Guérin, PDG d’OpenPortal, la clé de cette intégration, qui vise à faire de sa société le premier éditeur dans le métier de la gestion de la formation et de la scolarité, réside dans l’association d’une expertise métier en gestion de la formation et d’une expertise technologique en matière de portails collaboratifs. Les « besoins des entreprises et des organismes de formation évoluent », précise Jean-François Scellier, directeur Marketing et Commercial, et il s’agit de leur proposer un « outil global pour l’ensemble de la chaîne de la formation ». Pour ce faire, indique Gilles Guérin, les modules de l’offre OpenPortal intègrent les différents services au-dessus d’un socle commun qui s’appuie, sur « les trois piliers du travail collaboratif ». A savoir, un meta-annuaire pour la gestion des identités physiques et morales, un CMS (Content Managing System) pour la gestion de contenus et un LMS (Learning Management System) pour la gestion des temps et des activités. Intégrés dans une base de données unique, ces trois piliers communiquent entre eux pour éviter toute opération de re-saisie. En 2007, les différents modules de la solution OpenPortal Software s’organisent en une offre Enterprise Training Management (ETM) qui assure la gestion complète de la formation dans l’entreprise (du plan prévisionnel pluriannuel au plan réalisé), et une offre Training Process Management (TPM), qui représente, selon l’éditeur, une « offre unique sur le marché mondial » en proposant la gestion de la formation, de la relation commerciale et de la comptabilité analytique dans un même environnement. On le devine, un tel degré d’intégration ne peut réellement être proposé « clé en main » et suppose l’implication forte des clients. Qui dit collaboration implique en effet l’adhésion des décideurs et des salariés, au niveau technique bien sûr, mais aussi et surtout au niveau organisationnel. Exemple avec les témoignages clients de la CCI de Nantes et Saint-Nazaire et de Veolia Environnement.
Pour Pascal Bosser, directeur des systèmes d’information des CCI de Nantes et Saint-Nazaire, la mission était de construire, avec un budget de 150 000 euros, le système d’information de CCI Formation [2] en partant d’une « cartographie des processus de formation » du groupe, qui avait montré une grande hétérogénéité de méthodes. Complexes et nombreux, les objectifs étaient les suivants : « asseoir, structurer et être le support de l’organisation de la direction Formation (processus en fonctionnement transversal) ; rendre possible le développement de nouveaux services à valeur ajoutée pour les apprenants ; consolider les activités et les résultats de la direction Formation afin d’en améliorer le pilotage ; gagner en productivité sur l’ensemble des tâches administratives pour se concentrer sur les services à valeur ajoutée ; optimiser les échanges d’information avec les autres composantes du système d’information (finances, GRH, etc.) ». Au terme d’un appel d’offres « avec dialogue compétitif », OpenPortal a été retenu, explique Pascal Bosser, non pas en raison d’une offre immédiatement opérationnelle, mais pour sa capacité à s’engager dans un « partenariat gagnant-gagnant » de co-production de la solution. Démarré en 2005, le projet a d’abord connu des difficultés d’ordre technique (bugs de la plate-forme et retards de livraison), méthodologique (limites de la transversalité en raison de particularités irréductibles et manque d’implication des managers) et organisationnelle (insuffisance de ressources humaines chez le prestataire comme à la CCI). Une fois la plate-forme stabilisée, la démarche recentrée sur une approche plus verticale, entité par entité, en se limitant à « partager simplement ce qui est nécessaire » et en contrôlant mieux les objectifs via des mini-projets, la solution OpenPortal a finalement donné satisfaction, conclut Pascal Bosser, car elle s’est montrée extrêmement souple et pérenne, en survivant notamment à un profond changement d’organisation survenu au sein de CCI Formation le 1er janvier 2007.
Complexité peut-être encore plus grande pour Fadhil Amina, responsable des systèmes d’information du Campus Veolia Environnement, qui gère environ 16 000 stagiaires par an en formation continue et 800 en alternance. La nécessité de disposer d’un outil global voit le jour fin 2002 et débouche sur un cahier des charges adressé mi-avril 2003 à sept prestataires. Signé en juin 2003, le partenariat avec OpenPortal stipule comme impératif une solution modulaire et « full web », y compris pour la partie administration, en raison de l’hétérogénéité du groupe Veolia Environnement qui compte environ 2000 PME. Découpé en 15 sous-projets représentés par 15 comités techniques, le projet a impliqué environ la moitié du personnel du Campus Veolia. Selon Fadhil Amina, comme pour la CCI de Nantes et Saint-Nazaire, les difficultés techniques et organisationnelles n’ont pas manqué en début de projet mais l’évolutivité de la solution, qui a notamment permis d’intégrer la réforme de la formation, donne aujourd’hui satisfaction.
Au final, l’originalité d’OpenPortal, qui consacre plus de 20% de son chiffre d’affaires à la R&D, semble résider dans un modèle de relation clients particulier qui n’est pas sans rappeler le principe de la recherche-action. Un modèle qui peut dérouter les PME en recherche d’une offre « sur étagère » mais qui semble satisfaire les grands comptes, tout à la fois soucieux de solutions interopérables et évolutives, désireux d’externaliser sans pour autant perdre sur la personnalisation, ... et capables d’absorber les démarrages difficiles. OpenPortal est certifié Gold Microsoft et a reçu le label Gazelle 2006 (Programme Croissance PME) en raison de sa forte croissance.
* En savoir plus :
www.openportal.fr
* Contacts clients :
Pascal Bosser, p.bosser@nantes.cci.fr
Fadhil Amina, fadhil.amina@veolia.com
Nicolas Deguerry
in Le Quotidien de la Formation, 10 mai 2007
