Pourquoi recourir à un progiciel ?

Processus complexe, la mise en œuvre de la formation procède d'allers et retours entre entreprises, organismes de formation et Opca. De la fluidité des rapports entre les différents éléments de cette chaîne dépend pour partie l'efficacité du système.

Pour Stéphane Pineau, PDG de Training Orchestra, le recours à un progiciel de gestion de la formation et des compétences permet d'améliorer la production et la circulation de l'information pour chacun des acteurs.

Au niveau des entreprises, “il y a d'abord un net gain administratif, du fait de l'automatisation de tâches de back office, qui permettent de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et d'optimiser les financements Opca, avec des dossiers plus faciles à monter". On noterait également une “amélioration du pilotage et de l'accès à l'information grâce à un reporting plus fin", très utile, par exemple, aux partenaires sociaux qui pâtissent, en général, selon Stéphane Pineau, de ne pas avoir accès à une “vision macro" de l'entreprise.

Cette transparence accrue bénéficierait aussi aux responsables formation qui retrouveraient, grâce à la centralisation des données, le contrôle de la “gestion des habilitations", un domaine qui représenterait “20 % du budget formation" et qui aurait traditionnellement tendance à leur “échapper". L'utilisation d'un progiciel s'accorderait également bien avec la “tendance à l'individualisation" du plan de formation, en facilitant la “décentralisation" de l'offre vers les salariés.

Enfin, le recours à un progiciel “aide à structurer la réglementation, ce qui permet de décomplexifier le système et de libérer du temps collaborateur pour l'expertise pédagogique", plaide le PDG de Training Orchestra.

La tendance à la dématérialisation
Tout comme les appels d'offres ou les déclarations fiscales, la gestion de la formation génère des flux d'informations qui peuvent transiter par papier ou voie électronique. La “dématérialisation" – le passage au traitement numérique de données papier – est une tendance forte qui contribue à l'amélioration de la qualité de service des organismes de formation et des Opca (factures, conventions, etc.). Elle correspond aussi aux logiques d'évolution du marché, avec de nombreuses fusions qui entraînent la recherche de gains de productivité.
Mais attention, il ne suffit pas de dématérialiser pour optimiser la circulation des flux. Encore faut-il que les données numériques puissent communiquer entre elles sans nécessiter de “re-saisie" dans les différents systèmes d'information (SI) des partenaires. “Beaucoup d'Opca développent leur propre portail en interne, explique Stéphane Pineau, il faut alors interfacer les SI des directions formation et des Opca pour véritablement améliorer les flux de financement."