Fiche 15-2 : Modalités de mise en oeuvre de l’obligation de certification qualité Qualiopi

Fiche mise à jour le 04 juillet 2022

Sommaire

15-2-1 Organismes certificateurs

└─ Organismes accrédités

└─ Procédure d'accréditation

└─ Choix d'un organisme certificateur par le prestataire d'actions de développement des compétences

└─ Délivrance de certificats par un organisme non encore accrédité

└─ Suspension et retrait d'accréditation

└─ Transfert de certification entre organismes certificateurs

└─ Instances de labellisation

└─ Liste des instances de labellisation

15-2-2 Critères de certification

15-2-3 Durée de la certification

└─ Conséquences de l'épidémie de Covid-19

15-2-4 Publication de la liste des prestataires certifiés

15-2-5 Modalités d'audit

└─ Audit initial

└─ Collecte préalable de données par le certificateur

└─ Périmètre de l'audit

└─ Date de l'audit

└─ Lieu de l'audit

└─ Délivrance du certificat

└─ Conséquences des non-conformités

└─ Cas des nouveaux entrants

└─ Audit de surveillance

└─ Audit de renouvellement

└─ Audit d'extension de certification

└─ Durée d'audit

└─ Contestation de l'organisme de formation

15-2-6 Délai de dépôt d'une nouvelle demande après un refus

15-2-7 Traitement des non-conformités

15-2-8 Cas des organismes multi-sites

└─ Notion d'organisme multi-sites

└─ Echantillonnage

└─ Périmètre de la certification

15-2-9 Date d'appréciation de la détention de la certification

└─ Délai pour les prestataires d'une première formation par apprentissage

└─ Délai pour les organismes en cours de certification au 1er janvier 2022

15-2-10 Contrôle des financeurs

└─ Bilan 2020 des organismes certifiés

15-2-1 Organismes certificateurs

La certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Comité français d’accréditation (Cofrac), un organisme signataire de l’accord européen multilatéral de coordination des organismes d’accréditation ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences.
Art. L6316-2 du Code du travail
Loi n° 2018-771 du 5.9.18 (JO du 6.9.18), art. 6

Organismes accrédités

Procédure d'accréditation

L’organisme certificateur est accrédité selon la norme de l’organisation internationale de normalisation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services.
L’organisme certificateur candidat à l’accréditation dépose un dossier de demande d’accréditation auprès de l’instance d’accréditation.
Il nomme un référent qui le représente auprès du ministre chargé de la Formation professionnelle.
Il précise les critères d’expérience professionnelle dans le champ de la formation professionnelle pour qualifier les auditeurs.
L’auditeur doit également disposer d’une formation ou d’une expérience professionnelle dans le domaine de l’audit.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié
La liste des organismes certificateurs accrédités est publiée sur le site internet du ministère chargé de la Formation professionnelle.
Art. R6316-3 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1

Choix d'un organisme certificateur par le prestataire d'actions de développement des compétences

Le prestataire d’actions concourant au développement des compétences choisit librement son organisme certificateur.
Il relève de la responsabilité du prestataire de vérifier que l’organisme certificateur est accrédité ou en cours d’accréditation pour délivrer la certification.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Délivrance de certificats par un organisme non encore accrédité

Après notification de recevabilité favorable de la demande d’accréditation par l’instance d’accréditation, l’organisme certificateur est autorisé à démarrer les activités de certification et à délivrer des certificats hors accréditation.
Cet organisme certificateur doit obtenir l’accréditation dans un délai de douze mois à compter de la recevabilité favorable de la part de l’instance d’accréditation. Une fois obtenue, l’organisme réémet les certificats sous accréditation selon les règles de l’instance d’accréditation.
A défaut d’obtention de cette accréditation, les certificats déjà délivrés restent valides pendant une période de six mois. Le prestataire sollicite un nouveau certificateur accrédité ou en cours d’accréditation par l’instance d’accréditation.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Suspension et retrait d'accréditation

En cas de retrait de l’accréditation, l’organisme certificateur n’est plus autorisé à délivrer de certificats. Il en est de même en cas de suspension de l’accréditation, jusqu’à la levée de cette suspension par l’instance d’accréditation.
Dans le cas d’un retrait d’accréditation, les prestataires titulaires d’un certificat délivré par ledit organisme certificateur doivent choisir un autre organisme certificateur pour transférer leur certification. Dans le cas d’une suspension d’accréditation, les prestataires titulaires d’un certificat délivré par ledit organisme certificateur peuvent solliciter un autre organisme certificateur pour transférer leur certification.
En cas de cessation d’activité, quelle qu’en soit la cause, de l’organisme certificateur, les prestataires concernés sollicitent un autre organisme certificateur afin de transférer, le cas échéant, leur certification.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Transfert de certification entre organismes certificateurs

Le transfert d’une certification est la reprise d’une certification existante et valide par un autre organisme certificateur accrédité ou en cours d’accréditation.

L’organisme prestataire candidat transmet sa demande au nouvel organisme certificateur souhaité. L’organisme certificateur récepteur vérifie que les activités certifiées entrent dans le cadre de la portée de son accréditation et que l’organisme souhaitant transférer la certification possède une certification conforme au dispositif en vigueur.
L’ancien organisme certificateur transmet sous un délai de quinze jours à l’organisme récepteur une copie du certificat émis, un dossier détaillant les non-conformités détectées et le plan d’action associé pour y remédier. Dans le cas où l’ancien organisme certificateur refuse de transmettre les pièces, l’organisme récepteur peut en faire signalement à l’instance nationale d’accréditation.

L’organisme récepteur examine alors l’état des non-conformités en suspens, le cas échéant les dernières conclusions d’audit, les réclamations reçues et les actions correctives mises en oeuvre. Il décide, dans un délai de trente jours, selon les cas :
– de reprendre le dossier en confirmant la certification, et émet un certificat ;
– d’organiser, après analyse du dossier, une évaluation adaptée ;
– de refuser la reprise de la certification.
Les motifs de refus sont motivés par écrit à l’organisme.
L’organisme de certification s’assure, par tous moyens, que la certification de l’organisme demandant le transfert n’est pas suspendue ou retirée. Le transfert de la certification d’un organisme certificateur à un autre organisme certificateur n’est alors pas possible.

Tout organisme souhaitant changer d’organisme certificateur doit déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial ou transférer sa demande à un certificateur accrédité.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Instances de labellisation

France compétences inscrit sur une liste les instances de labellisation qu’elle reconnaît après avoir vérifié que le processus de certification mis en oeuvre par ces instances implique une autorité administrative et qu’il présente des garanties d’indépendance à l’égard des prestataires certifiés.
France compétences met cette liste à disposition du public et la révise tous les trois ans.
Art. R6316-4 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1

Liste des instances de labellisation

Le conseil d’administration de France compétences du 19 décembre 2019 a reconnu 7 instances de labellisation. Ces instances peuvent délivrer la marque de certification « Qualiopi » au titre de leur propre démarche qualité. L’obtention du label vaut certification Qualiopi pour certaines catégories d’actions. Si l’organisme de formation veut intervenir sur d’autres périmètres, il doit faire appel à un organisme certificateur. Parmi ces instances de labellisation figurent notamment, la Fédération nationale des CIBC, la Région Occitanie et le réseau des écoles de la 2ème chance.

Source : France compétences

15-2-2 Critères de certification

La certification se fait sur la base des critères suivants :
– les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
– l’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
– l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
– l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
– la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
– l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
– le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Art. R6316-1 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1
Un référentiel national fixe les indicateurs d’appréciation de ces critères. Un guide de lecture du référentiel mentionne pour chaque indicateur le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur et des éléments de preuve. Ces éléments de preuve ne sont que des exemples, ils ne sont ni obligatoires, ni exhaustifs. En leur absence, le prestataire doit être en mesure de présenter tout document ou preuve équivalent permettant à l’auditeur de valider l’indicateur concerné. 

Guide de lecture du référentiel qualité.

Par ailleurs, un Questions-réponses répond aux questions les plus fréquentes que peuvent se poser les différents interlocuteurs.

Questions-réponses sur la certification qualité.

Le référentiel prend notamment en compte les personnes en situation de handicap. Deux indicateurs leur sont spécifiquement dédiés (indicateurs 20 et 26) et plusieurs autres mentionnent des exigences quant à leur accompagnement. Les CFA doivent nommer un référent handicap.   

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15-2-3 Durée de la certification

La certification est délivrée pour une durée de trois ans. Un arrêté fixera les modalités selon lesquelles elle pourra être suspendue ou retirée.
Art. R6316-2 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1

Conséquences de l'épidémie de Covid-19

En raison de l’épidémie de Covid-19, l’obligation de certification, qui devait s’appliquer initialement à compter du 1er janvier 2021, a été repoussée au 1er janvier 2022. En conséquence, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans.
Décret n° 2020-894 du 22.7.20 (JO du 23.7.20)

15-2-4 Publication de la liste des prestataires certifiés

Les organismes et instances certificateurs transmettent au ministre chargé de la Formation professionnelle les listes des prestataires qu’ils ont certifiés. Ces listes comprennent les informations suivantes :
a) Pour l’organisme certificateur :
– le nom de l’organisme certificateur ;
– son numéro de SIREN ;
– son numéro d’accréditation.
b) Pour l’instance de labellisation :
– le nom de l’instance de labellisation ;
– son numéro de SIREN.
c) Pour chaque organisme certifié :
– le numéro de SIREN de l’organisme ;
– le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ;
– les catégories d’actions concernées par la certification ;
– la date de décision de la certification en cours de validité ;
– la date de fin de validité de la certification sous réserve des audits, de la cessation d’activité de l’organisme, du transfert, de la suspension ou du retrait de la certification.

Les listes sont transmises par voie dématérialisée. L’organisme certificateur établit et transmet quotidiennement la liste des organismes ayant un certificat valable au moment de la transmission.
L’instance de labellisation établit et transmet la liste des organismes ayant un certificat valable au moment de la transmission. Toute modification des informations contenues dans cette liste fera l’objet d’une nouvelle transmission.

Les organismes certifiés sont identifiés sur la liste publique des organismes de formation déclarés mentionnée à l’article L6351-7-1 du Code du travail (voir PARAGRAPHE 13-3-5) en précisant les catégories d’actions concernées par la certification.
Art. R6316-5 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1
Arrêté du 1.2.21 (JO du 9.2.21)

15-2-5 Modalités d'audit

La procédure de certification repose sur des audits mis en oeuvre, selon des cycles de trois années, par les certificateurs pour s’assurer du respect des indicateurs fixés par le référentiel national. Ces audits concernent les organismes disposant d’un numéro d’enregistrement de leur déclaration d’activité ou en cours d’enregistrement et souhaitant bénéficier des fonds publics ou mutualisés. L’organisme informe en amont le certificateur des catégories d’actions de développement des compétences pour lesquelles il souhaite être certifié.
Référentiel national de certification qualité
Décret n° 2019-565 du 6.6.19 (JO du 8.6.19)

Audit initial

L’audit initial permet de vérifier que les actions de développement des compétences répondent aux exigences requises.
Décret n° 2019-565 du 6.6.19 (JO du 8.6.19)

Collecte préalable de données par le certificateur

L’audit initial nécessite que l’organisme certificateur collecte auprès de l’organisme candidat à la certification les données suivantes :
– la raison sociale de l’organisme et les coordonnées d’un contact identifié ;
– le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois ;
– les catégories d’actions concernées par la certification ;
– la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée ;
– un organigramme de l’organisme lorsque celui-ci a plus de trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
– les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
– la période souhaitée pour l’audit ;
– le dernier bilan pédagogique et financier disponible.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Périmètre de l'audit

L’organisme certificateur établit et communique un plan d’audit. Ce plan détermine le périmètre de l’audit, les noms des personnes à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.
L’organisme candidat s’engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit. L’absence de preuve le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Date de l'audit

L’organisme certificateur propose dans un délai maximal de trente jours calendaires, après réception du contrat conclu avec l’organisme candidat, une date de réalisation de l’audit en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par l’organisme candidat.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Lieu de l'audit

L’organisme certificateur réalise l’audit dans les locaux de l’organisme candidat. Toutefois, dans le cas où celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés à la réalisation des actions, les parties peuvent convenir du lieu de réalisation de l’audit.
Par ailleurs, suite à l’épidémie de Covid-19, l’audit initial réalisé avant le 1er juillet 2022 peut être fait à distance. Dans ce cas, l’audit de surveillance devra être réalisé sur site.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié
Arrêté du 30.12.21 (JO du 31.12.21)

Délivrance du certificat

Les conclusions de l’audit sont transmises à l’organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur. Un rapport d’audit n’est pas obligatoire. Il appartient en dernier lieu à l’organisme certificateur de confirmer ou d’infirmer les conclusions de l’auditeur et de délivrer la certification.

Conformément à la norme internationale de normalisation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services, le certificat délivré par l’organisme certificateur comporte les informations suivantes :
– la raison sociale de l’organisme ;
– la portée de la certification (la ou les catégories d’actions concernées) ;
– la ou les adresses des sites de l’organisme ;
– la date de début de validité de la certification et sa date d’échéance ;
– le nom de l’organisme certificateur.
Il comporte de plus :
– le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme ;
– la marque de certification ou la référence à l’article L6316-1 du Code du travail mentionnant l’obligation de certification.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Conséquences des non-conformités

Lorsque l’organisme candidat sollicite la certification sur différentes catégories d’actions, l’analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d’actions associés peut conduire l’organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d’actions conformes.  Le libellé de la non-conformité spécifie les catégories d’actions concernées.
L’existence d’au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Cas des nouveaux entrants

Un nouvel entrant est un organisme qui démarre son activité et qui n’a souvent réalisé que la seule action de formation lui ayant permis d’obtenir son numéro de déclaration d’activité. Onze indicateurs (indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26, 32) font l’objet dans le référentiel de dispositions spécifiques aux nouveaux entrants. Lors de l’audit initial, l’auditeur vérifiera la formalisation des exigences de ces indicateurs. La mise en œuvre sera auditée à l’audit de surveillance. Pour estimer la durée de l’audit initial, l’organisme n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier, il devra fournir les éléments comptables permettant d’établir son chiffre d’affaires à partir duquel sera déterminée cette durée.
Guide de lecture du référentiel national qualité
Questions-Réponses du ministère du Travail

Audit de surveillance

L’audit de surveillance est réalisé entre le quatorzième et le vingt-deuxième mois suivant la date d’obtention de la certification. Il permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Le cas échéant, il peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
L’auditeur conduit l’analyse :
– des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ; il s’agit là d’éléments juridiques (vérifier que l’organisme a toujours son numéro de déclaration d’activité, un même champ d’intervention), il ne s’agit pas de contrôler les conventions de stage ou les factures ;
– de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
– des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.
L’audit de surveillance est en principe réalisé à distance. Il l’est sur site dans les cas suivants :
– signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
– résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
– pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié
L’audit de surveillance n’est pas très normé. Il s’agit de vérifier que l’organisme de formation est bien entré dans une démarche d’amélioration continue. Tous les indicateurs doivent être vérifiés.

Audit de renouvellement

En cas de demande de renouvellement de certification de l’organisme, un audit de renouvellement s’effectue durant la troisième année avant l’expiration de la certification.
Toutefois, suite à l’épidémie de Covid-19 et au report de l’obligation de certification du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans et l’audit de renouvellement doit avoir lieu au cours de la quatrième année de validité.
Référentiel national de certification qualité
Décret n° 2019-565 du 6.6.19 (JO du 8.6.19)
Décret n° 2020-894 du 22.7.20 (JO du 23.7.20)
L’audit de renouvellement, réalisé sur place, donne lieu à l’obtention d’un nouveau certificat. La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification. En cas de renouvellement, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Audit d'extension de certification

L’organisme candidat souhaitant certifier une nouvelle catégorie d’actions, en sus des catégories d’actions déjà certifiées, peut solliciter l’extension du champ de sa certification auprès de l’organisme certificateur. Un audit d’extension de la certification sur les catégories d’actions de la demande est alors mis en oeuvre. Cet audit est réalisé à tout moment du cycle de certification conformément au déroulement d’un audit initial dans le périmètre de l’extension. En cas de décision positive, le certificat de l’organisme est mis à jour en conséquence. Le plan d’audit (contenu de l’audit, durée…) pour les audits suivants tient compte de l’extension du champ de la certification.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Durée d'audit

La durée de chacun des audits varie en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences de l’organisme, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié (voir tableau ci-dessous).
Référentiel national de certification qualité
Décret n° 2019-565 du 6.6.19 (JO du 8.6.19)
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié
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Contestation de l'organisme de formation

Si l’organisme de formation conteste la façon dont l’audit s’est déroulé (durée de l’audit, auditeur qui manque de neutralité ou emporte des documents …), il convient en premier lieu d’en informer l’organisme certificateur. En effet, l’auditeur n’étant pas salarié de ce dernier, cet organisme peut ne pas être au courant des pratiques de l’auditeur. Si l’organisme certificateur ne donne pas suite, l’organisme de formation peut saisir le Cofrac.

15-2-6 Délai de dépôt d'une nouvelle demande après un refus

L’organisme candidat ayant reçu un refus de certification auprès d’un organisme certificateur ne peut pas déposer une nouvelle demande avant un délai de trois mois à compter de la date du refus.
Ce délai passé, il indique à l’organisme certificateur les non-conformités qui lui ont été signalées et démontre qu’elles ont été résolues.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

15-2-7 Traitement des non-conformités

Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.
Référentiel national de certification qualité
Décret n° 2019-565 du 6.6.19 (JO du 8.6.19)
Une certification peut être suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en oeuvre des actions correctives efficaces.
Les délais de mise en oeuvre des actions correctives ne doivent pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités :
– pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en oeuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en oeuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;
– pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en oeuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. A défaut de mise en oeuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités majeures. A défaut de mise en oeuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification.
La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

15-2-8 Cas des organismes multi-sites

Notion d'organisme multi-sites

Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale (pas nécessairement le siège) qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale, ingénierie…) entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnels de l’organisme.
Un organisme multi-sites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme. Ils font l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.
Pour être qualifié de multi-sites :
– l’organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;
– l’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;
– la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;
– tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Echantillonnage

Si les conditions mentionnées ci-dessus sont démontrées, l’échantillonnage d’un panel de sites est autorisé. Il doit être représentatif de la variété des sites. L’échantillonnage est constitué, hors la fonction centrale auditée lors de chaque audit du cycle, selon les modalités suivantes :
– s’agissant de l’audit initial et de renouvellement : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondi à l’entier le plus proche, choisis aléatoirement par l’organisme certificateur ;
– s’agissant de l’audit de surveillance : selon les modalités mises en place par l’organisme certificateur. L’audit comprend a minima un site non audité à l’audit précédent.
Dans tous les cas, l’organisme certificateur peut décider d’auditer un site particulier s’il le juge pertinent et qu’il le justifie.
Si une (ou des) non-conformité(s), est (sont) identifiée(s) sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés par cette (ces) non-conformité(s). Si c’est le cas, des mesures correctives sont mises en oeuvre sur les sites concernés et vérifiées par la fonction centrale. Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale démontre à l’organisme certificateur pourquoi elle limite son suivi des actions correctives.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

Périmètre de la certification

Il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification.
Au moment du processus de prise de décision, si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification est refusée à l’ensemble de l’organisme multi-sites jusqu’à ce que celui-ci prenne des mesures correctives satisfaisantes.
Si un nouveau site demande à rejoindre un organisme multi-sites certifié, ce site doit être audité avant d’être inclus dans le certificat, en plus de la surveillance prévue dans le plan d’audit. Après intégration du nouveau site sur le certificat, il doit être ajouté aux sites du périmètre pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.
Arrêté du 6.6.19 (JO du 8.6.19), modifié

15-2-9 Date d'appréciation de la détention de la certification

L’exigence de certification s’apprécie, selon le cas, soit à la date de conclusion de la convention avec le financeur, soit à la date de l’accord de prise en charge donné par ce dernier, soit à la date à laquelle la Caisse des dépôts constate que les conditions générales d’utilisation de la plateforme « Mon compte formation » sont satisfaites.
Art. R6316-8 du Code du travail
Décret n° 2021-1851 du 28.12.21 (JO du 29.12.21)

Délai pour les prestataires d'une première formation par apprentissage

Un prestataire qui dispense pour la première fois une action de formation par apprentissage peut, pendant un délai de six mois à compter de la signature de la première convention de formation par apprentissage ou, pour les CFA d’entreprise, du premier contrat d’apprentissage, obtenir le financement d’une action de formation par apprentissage sans détenir la certification pour cette catégorie d’actions, sous réserve qu’il s’engage à transmettre à l’organisme financeur, dans un délai de deux mois, la copie du contrat conclu avec un organisme certificateur ou une instance de labellisation en vue de l’obtention de cette certification.
A défaut de transmission de cette pièce dans le délai de deux mois, le prestataire ne peut obtenir de prise en charge financière de nouvelles actions de formation par apprentissage.
A l’issue du délai de six mois, le CFA qui n’a pas obtenu la certification pour la catégorie d’actions concernée ne peut conclure un nouvel engagement avec un financeur.
Art. R6316-9 du Code du travail
Décret n° 2021-1851 du 28.12.21 (JO du 29.12.21)

Délai pour les organismes en cours de certification au 1er janvier 2022

Les prestataires qui ont conclu avant le 1er janvier 2022 un contrat ayant pour objet la certification Qualiopi avec un organisme certificateur ou une instance de labellisation, et qui ne sont pas encore titulaires de la certification, peuvent obtenir jusqu’au 31 mars 2022, le financement de nouvelles actions de développement des compétences, sous réserve de transmettre à l’organisme financeur la copie de ce contrat.
Décret n° 2021-1851 du 28.12.21 (JO du 29.12.21)
Arrêté du 30.12.21 (JO du 31.12.21)

15-2-10 Contrôle des financeurs

Les organismes financeurs – opérateurs de compétences, associations Transitions Pro, Etat, Région, Caisse des dépôts, Pôle emploi et Agefiph – veillent à l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.
Art. R6316-6 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1
Les organismes financeurs procèdent à des contrôles des organismes prestataires afin de s’assurer de la qualité des formations qu’ils dispensent. Ces contrôles peuvent être mutualisés entre les financeurs. Ces derniers effectuent auprès du ministre chargé de la Formation professionnelle tout signalement utile et étayé relatif à la qualité des actions de formation professionnelle. Lorsque les constats opérés sont susceptibles de remettre en cause une certification délivrée, le ministre chargé de la Formation professionnelle en informe l’organisme ou l’instance qui l’a délivrée.
Art. L6316-3 du Code du travail
Loi n° 2018-771 du 5.9.18 (JO du 6.9.18), art. 6
Art. R6316-7 du Code du travail
Décret n° 2019-564 du 6.6.19 (JO du 8.6.19), art. 1

Bilan 2020 des organismes certifiés

Au 31 décembre 2020, on comptait 7 553 organismes de formation certifiés qualité et 4 548 en cours de certification, sur un potentiel de 30 000 à 40 000 organismes financés sur des fonds publics ou mutualisés susceptibles d’être certifiés. Cette dynamique s’est poursuivie au premier semestre 2021, avec une bonne progression ; au 30 septembre 2021, on comptait 15 551 organismes de formation certifiés et 12 347 en cours de certification, soit un total d’environ 28 000 organismes certifiés ou en passe de le devenir.

Source : Annexe au projet de loi de finances pour 2022

En savoir plus

Expert en qualité de la formation à Centre Inffo, Loïc Lebigre propose une série de 4 vidéos sur la certification qualité Qualiopi.

  1. La philosophie générale des critères Qualiopi
  2. Qualiopi : une approche processus ?
  3. Les différents types de certifications qualité
  4. Identifier les parties prenantes de la qualité en interne

Votre contact

Valérie Delabarre Responsable du service Fiches pratiques / Expertise - Direction du droit de la formation Tél : 01 55 93 91 51