Assistant(e) de formation (CDI)

Centre Inffo recrute un(e) assistant(e) de formation en CDI.

Par - Le 25 février 2022.

Mission

Il (elle) veille à la réussite des actions de formation inscrites au catalogue ou commanditées, en assurant leur gestion administrative, pédagogique et logistique. Il/elle veille à la satisfaction du client commanditaire/financeur et des stagiaires/apprenants.

Les activités

Technicité

Il/elle assiste la direction de l’organisme de formation.

Il/elle assiste les consultants formateurs et/ou prestataires de formation sous-traitants : création et alimentation des cours sur la plateforme numérique, préparation et/ou mise en forme des activités pédagogiques liées aux actions de formation (supports de cours, exercices, enquêtes d’évaluation…).

Il/elle assure la gestion administrative des formations en utilisant les outils dédiés à chaque activité : Odoo, Teams, Zoom, 360 Learning, Moodle, Jamespot, Survey Monkey

  • Enregistrer et mettre à jour les prestations de formation dans la base de données commerciale dédié, du bon de commande jusqu’à la facturation
  • Produire la documentation liée aux prestations de formation, en amont et en aval : convocations, convention de formation, feuilles d’émargement et autres éléments de preuve d’assiduité des stagiaires/apprenants, attestations de fin de formation, certificats de réalisation, factures…
  • Suivre les évaluations des formations, avec relance systématique avant synthèse finale
  • Participer à quelques réponses à appel d’offres
  • Gérer les prestataires de formation sous-traitants : devis, demande d’achat, contrat de prestations, facture…
  • Réaliser le suivi de l’activité, notamment le reporting des formations réalisées
  • Ouvrir, suivre, mettre à jour et archiver les dossiers des actions de formation

Il/elle assure la gestion logistique des formations réalisées en présentiel ou à distance :

  • Assurer l’accueil et l’accompagnement des apprenants : accueil, demande de renseignements, gestion des absences…
  • Assister les consultants formateurs salariés de Centre Inffo et sous-traitants : organisation des déplacements en province, notes de frais…
  • Garantir les moyens nécessaires au bon déroulement de la formation :
    • En présentiel : réservation d’une salle de formation après vérification de sa disponibilité, préparation/contrôle de la salle, du matériel technique et pédagogique, restauration, pauses…
    • A distance : communication des codes d’accès aux différentes plateformes, 1er niveau d’assistance technique…
    • Informer les interlocuteurs concernés, en cas de dysfonctionnements ou problèmes rencontrés, puis les traiter, dans le respect de la démarche qualité de Centre inffo.

Communication / Relation

Il/elle accueille les différents publics (apprenants, clients, prescripteurs…) en face à face et à distance.

Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes liées au bon déroulement des actions de formation.

Il/elle assure l’interface auprès des stagiaires, clients, intervenants, financeurs, fonctions support et de sa hiérarchie en recueillant, diffusant et transmettant les informations.

Profil

Bac+2 ou équivalent secrétariat, assistanat formation, RH.

Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le métier et/ou le secteur de la formation professionnelle.

Une première expérience de l’organisation d’actions de formation (en présentiel et/ou à distance) est un réel atout pour ce poste.

Compétences requises

  • Maîtrise du pack Office
  • Capacité d’adaptation, de réactivité, d’autonomie et d’organisation
  • Rigueur dans le suivi des dossiers
  • Bonne aisance rédactionnelle et à l’oral
  • Excellent relationnel
  • Esprit d’équipe

Contrat

  • Date de prise de fonction : 1er mai 2022
  • Durée du contrat : CDI
  • Temps de travail : 35 heures
  • Statut : employé
  • Avantages : Restaurant d’entreprise, mutuelle, télétravail
  • Rémunération : 28 à 31KE

Merci d’adresser votre candidature à rh@centre-inffo.fr


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