Word, Excel et Powerpoint représentent la base de la bureautique dès lors que l’on utilise le pack Office de Microsoft. Aussi, le passage d’une version à une autre peut avoir un impact énorme sur le fonctionnement d’une entreprise. C’est le cas d’Apave, groupe spécialisé dans la prévention des risques techniques et environnementaux, qui rencontre la problématique de devoir faire évoluer son back-office de l’édition 2000-2003 à celle de 2007. « Cette évolution concerne 8000 utilisateurs, et, au-delà des trois logiciels essentiels, elle en impacte, en tout, près d’une centaine », a indiqué Michel Berthenet, responsable de projets e-learning au sein du groupe lors de son intervention aux huitièmes rencontres du e-learning et de la formation mixte, le 25 mai 2011.
« Il est important que l’ensemble du personnel ne découvre pas ces outils au dernier moment », a-t-il précisé, indiquant que son groupe avait déployé une stratégie de blended-learning, en collaboration avec Eni Editions, afin de faire face aux besoins colossaux représentés par cette migration bureautique. A cette fin, une première phase de pilotage a été organisée afin d’identifier un groupe-test représentatif des besoins de formation de l’entreprise.
Identifié en trois groupes ("utilisateurs occasionnels", "expérimentés" et "experts"), le panel des collaborateurs d’Apave en situation de test a été formé sur des postes spécialement dédiés, afin de ne pas entraver leurs tâches quotidiennes. « N’aurait-il pas été important d’impliquer le management lors de cette phase ? », s’est interrogé Michel Berthenet avant de conclure : « pourquoi pas. Mais ce n’était nullement obligatoire. Cela l’aurait en revanche été si nous avions eu besoin d’un retour après chaque phase afin d’évaluer les ergonomies techniques et pédagogiques ».
Le résultat de cette phase pilote aura permis d’identifier les problèmes en amont et de pouvoir définir les "plus" apportés par la nouvelle version du back office. A partir de ces éléments, Eni Editions et Apave ont été en mesure d’affiner leurs groupes, désormais scindés en "expert", "référent" (expert pouvant par ailleurs faire office de tuteur), "confirmé" et "niveau élémentaire". « De cette manière », a souligné le responsable e-learning, « chacun peut trouver son juste niveau de formation et les modules lui convenant le mieux ». Indiquant qu’il était toutefois nécessaire d’impliquer tous les acteurs dès le départ, Michel Berthenet a souligné l’importance de la collaboration des services informatique de l’entreprise, « afin de débloquer les problèmes techniques pouvant survenir ». Et d’insister sur l’importance des pré-requis techniques avant d’entamer toute formation en blended-learning à un tel degré : « tous mes collaborateurs disposent-ils de PC avec accès Internet ? Il s’agit d’une question qu’il est nécessaire de se poser au préalable. Elle semble relever du simple bon sens, mais certains négligent tout de même de s’interroger ».
Néanmoins, la remise de documents au format papier est également prévue, à destination de certains collaborateurs. « Parmi les salariés à former, nous comptons quelques personnes d’une certaine tranche d’âge qui possèdent encore la culture du papier et moins celle de l’Internet. Pour eux, la présence de documents sur support physique est réconfortant ». Au terme de chaque étape de la formation, un évaluation est organisée sous forme d’un quiz. « Pourquoi évaluer ? » a demandé Michel Berthenet, « afin d’observer les réactions de nos collaborateurs face à un environnement relativement nouveau par rapport à ce qu’ils connaissaient jusqu’à présent ».
Hébergée par Eni Editions, la plateforme LMS MediaPage sur laquelle les salariés d’Apave se connectent se révèle trop lourde pour être gérée en interne par le groupe, d’où l’importance du partenariat entre les deux entités. « De plus », a précisé le responsable e-learning d’Apave, « l’accompagnement et le tutorat sont particulièrement importants à nos yeux. Ce dispositif de formation nous permet d’assurer le bon timing, la bonne communication et le bon mix formation ! »
par Benjamin d’Alguerre
in Le Quotidien de la formation, 26 mai 2011
