“Beaucoup de responsables ignorent les possibilités d'articulation entre les dispositifs"

Les difficultés rencontrées par les entreprises, surtout les petites, dans l'élaboration de leur plan de formation sont multiples. “Certaines entreprises n'ont pas d'orientations stratégiques, ni mis en place les entretiens annuels et professionnels. Nous les sensibilisons à l'importance de former et d'accompagner leurs managers aux différents entretiens avec leurs collaborateurs", indique Corinne Musset, conseillère formation chez Agefos-PME. “Lors de notre démarche d'accompagnement, nous insistons sur le fait que les entretiens annuels et professionnels sont la clé de voûte, pour construire le plan de formation en fonction des besoins. Celui-ci doit être en cohérence avec la réalité des besoins en compétences de l'entreprise. Il faut donc que le responsable de l'entreprise comprenne l'importance de donner aux managers les moyens d'étudier avec leurs collaborateurs leurs besoins en matière de formation, et surtout en lien avec l'évolution de l'entreprise", précise Virginie Cote, chargée de mission grands comptes à Opcalia.

Autre difficulté constatée par les conseillers formation : pour certaines entreprises, la formation n'est pas une priorité. “Selon la taille, certaines n'élaborent pas de prévisionnel de formation et envoient leurs salariés en formation au coup par coup, en répondant aux sollicitations des « markéteurs » de la formation", explique-elle. La conjoncture économique accroît un tel fonctionnement, “surtout dans les entreprises qui subissent le chômage partiel se tournent vers la formation pour adapter les compétences de leurs collaborateurs", reprend la conseillère d'Agefos-PME. Alors que la chargée de mission d'Opcalia relève “le manque de disponibilité de la personne en charge de la formation dans les PME-PMI, souvent parce qu'ayant plusieurs « casquettes », celle-ci n'a pas assez de temps à consacrer à la formation". Dans ce cas, “nous proposons un accompagnement plus assidu".

Autre point-clé, s'il en est, le budget : “Il arrive que le responsable formation n'ait pas les moyens financiers adéquats pour mener à bien son plan. Notre mission est de l'aider à trouver les financements nécessaires, en combinant les différents dispositifs", précise-t-elle. Dans ce cadre, Opcalia a mis en place des actions collectives, notamment des formations (de l'ingénierie au financement) pour les PME-PMI qui méconnaissent le marché et la réglementation de la formation. “C'est une façon, dans un premier temps, de les sensibiliser avant de pouvoir aller plus loin dans notre accompagnement", explique Virginie Cote.
Les conseillers formation doivent aussi faire face à la méconnaissance des dispositifs. “Certes, les responsables RH ou les dirigeants connaissent les grandes lignes de ces dispositifs (plan, période de professionnalisation, Dif, alternance, etc.), mais ils ignorent leurs subtilités et les possibilités d'articulation entre eux", note Raphaël Guémard, conseiller formation chez Agefos-PME Rhône-Alpes, délégation de l'Ain.

Et “si les professionnels de la question maîtrisent peu l'ensemble des dispositifs de formation, imaginez le niveau de connaissance que peuvent avoir les salariés !", interpelle Corinne Blot, DRH de Centre Inffo. Qui estime que “les personnes en charge des questions liées à la formation au sein de l'entreprise doivent être bien informées afin de fournir aux salariés les informations indispensables à une bonne compréhension des orientations de formation, ainsi que des actions retenues dans le cadre du plan de formation". La mission de l'Opca est donc aussi de “permettre à l'entreprise de bien intégrer la législation sur la formation professionnelle, afin de communiquer efficacement en interne aux managers et aux salariés sur les enjeux des actions du plan", rappelle Virginie Cote.

Partage de bonnes pratiques

Pour aller plus loin dans leur accompagnement, les Opca organisent, à l'attention de leurs adhérents des rencontres de partage d'expériences. Ainsi, par exemple, Opcalia propose aux dirigeants, responsables ressources humaines, responsables formation des sessions de formation (“Instantanés RH") ou des petits-déjeuners d'information sur des thématiques telles que l'imputabilité, l'élaboration du plan de formation, la déclaration 2483, la mise ne place de la GPEC, etc. “Nos interlocuteurs ont envie d'apprendre et de mieux faire et sont demandeurs de réunions de partage pour s'inspirer des pratiques de leurs collègues, ceci aussi pour éviter leur isolement dans leur fonction. Notre mission est aussi de les aider à mieux comprendre les enjeux de ces thématiques et à monter en compétences", précise Virginie Cote.

Agefos-PME propose également à ses adhérents des réunions d'échange d'expériences et de méthodologie. En Rhône-Alpes, Raphaël Guémard indique qu'elles sont de trois sortes : “D'abord, des rencontres sur des thèmes d'actualité (réforme de la formation, démarche de GPEC, emploi des seniors, insertion ou maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap, etc.). Lors de ces rencontres, les dispositifs de formation associés sont bien évidemment présentés en détail avec leur articulation entre eux. Nous organisons aussi des rencontres dans le cadre du « Club Agefos-PME » où des dirigeants d'entreprises témoignent pour partager leurs expériences, à la lumière d'un expert qui intervient sur le sujet traité (Optimiser ses recrutements, Fidéliser les salariés et sécuriser les emplois, etc.). Enfin, dans le Rhône, le « Club RH », composé d'une trentaine de responsables RH d'entreprises du département, se réunit tous les deux mois pour échanger sur un thème d'actualité."

Par ailleurs, les entreprises sont aujourd'hui très demandeuses d'outils leur permettant d'optimiser leur plan et de mieux gérer administrativement la formation. Ainsi, dans le cadre de la dématérialisation et de la simplification de la gestion administrative, Opcalia a travaillé au déploiement du logiciel Geflog, un outil de gestion de l'ensemble des investissements formation des entreprises (plan prévisionnel, formation interne, non imputable, professionnalisation, congé individuel de formation, etc.), qui permet le “pilotage simplifié, l'analyse des investissements formation des entreprises et la gestion administrative facilitée du plan de formation". De son côté, Agefos-PME propose à ses adhérents un outil informatique, nommé Reshum, décliné pour les PME (Reshum PME) et pour les grandes entreprise (Reshum GE). Celui-ci permet au responsable d'élaborer son plan prévisionnel, de gérer le plan de formation, d'analyser les données statistiques de celui-ci et de l'évaluer.

Toujours dans un souci de rendre plus performantes les personnes en charge de la formation au sein de les entreprises Opcalia Île-de-France et l'IGS ont mis en place un cursus de formation de quatre jours destiné aux responsables de formation. Une autre occasion d'échanges de bonnes pratiques !

Les formations métiers en première ligne

“La plupart des actions proposées dans le cadre du plan de formation sont des formations d'adaptation au poste de travail", indique Corinne Musset (Agefos-PME), qui, se référant à son “portefeuille clients" et à son “territoire", donne l'exemple de Poitou-Charentes, “où il y a peu de grandes entreprises par rapport à l'Île-de-France", et observe que 60 % des actions s'inscrivent dans cette logique. Elle explique une telle répartition par “la situation de crise actuelle qui fait que les activités des entreprises sont tendues". Cependant, précise-t-elle, “dans les entreprises confrontées au chômage partiel, les actions concernent plutôt les parcours de formation, permettant aux salariés d'obtenir des titres ou des certifications professionnelles".

Selon Virginie Cote (Opcalia), “les entreprises se tournent surtout vers des formations métiers, c'est-à-dire les actions relevant de la catégorie 1, « Adaptation et maintien de l'emploi ». En période de crise, comme aujourd'hui, les budgets ne sont pas aussi extensibles que pendant les périodes fastes. Les entreprises sont à la recherche d'optimisation financière. C'est par leur capacité à répondre à ces demandes que les Opca peuvent se démarquer les uns des autres".