De plus en plus de structures se positionnent sur le marché de la location de salle de formation

Comment assurer une session de formation à un groupe de stagiaires dans un environnement confortable quand on est formateur (consultant, indépendant ou auto-entrepreneur) ou un organisme de formation cherchant à rationaliser ses moyens ? Nombre se tournent vers des prestataires qui leur proposent des services allant de la location de salle à la restauration, en passant par la réalisation des supports pédagogiques.

Trouver une salle de formation s'avère parfois difficile pour des formateurs ou des organismes ne disposant pas de structures répondant à leurs besoins. “Contrairement à ce qui existe à Paris et dans les grandes villes, elles sont très peu nombreuses en province, les sociétés qui proposent en location des salles dédiées à la formation", confie Christine Labrousse, formatrice à Nîmes (voir aussi notre interview). “De plus en plus de structures se positionnent sur le marché de la location de salle, en offrant des prestations de type hôtelières (pauses, voire plateau repas) sur les sites de formation", indique de son côté Thierry Fayet, directeur associé de Gem Formation et délégué de la FFP (Fédération de la formation professionnelle) à la Réunion. Proposant, ainsi, comme le fait ABC Salles par exemple, “des salles de formation dans des hôtels, dans des châteaux, ou même sur une péniche ou dans un loft". Ou encore, comme un autre prestataire, “une salle de vidéoconférence pouvant accueillir confortablement plus d'une dizaine de stagiaires et une autre pouvant recevoir jusqu'à une trentaine de personnes, spécialement aménagées pour assurer des activités de formation avec des partenaires éloignés, en combinant téléphonie et image vidéo". JDS Center propose, à Lyon et à Vienne, des solutions “clés en main" pour le “déroulement optimum" de sessions de formation, en mettant à disposition “des salles équipées de façon à répondre au mieux à leurs exigences en termes de confort et d'efficacité", indique Stéphanie Sanchez, assistante administrative de cette société lyonnaise (voir aussi notre article).

Équipements et assistance compris

La plupart des salles sont dotées de postes informatiques fixes ou portables, équipés d'écran LCD, munis de logiciels et connectés à Internet. “Selon la spécificité de la formation, nous pouvons installer de nouveaux logiciels sur l'ensemble des ordinateurs. De plus, un personnel administratif et technique est disponible pour toute assistance nécessaire", précise-t-elle.

Ce personnel de soutien administratif et technique offre donc l'aide requise pour l'organisation et le bon déroulement des activités de formation de tous types. Entreprise de location de matériels et équipements de chantiers, d'élevage et de manutention, Bergerat-Monnoyeur Location (BML), dispose aussi, depuis mars dernier, d'une offre de location de salle de formation notamment dans le domaine des travaux publics. “Nous proposons aux organismes faisant passer des diplômes et des certificats professionnels, notamment le certificat d'aptitude à la conduite en sécurité (Caces), qui en ont besoin, des centres ou des espaces pour des actions de formation ou des épreuves d'évaluation. Nous mettons également à leur disposition des salles dédiées à des modules théoriques, surtout dans le cadre, d'un package permettant de louer à la fois le matériel et l'espace", précise Farida Selmani, chef de projet chez BML.

Comme dans tous les domaines, les prestations des sociétés de location répondent aux besoins exprimés par l'organisme de formation, à travers un cahier des charges très précis. Ainsi, par exemple, à l'inverse de certains formateurs, Christine Labrousse indique ne confier que très rarement l'organisation documentaire à la société de location. “Je me refuse à déléguer la réalisation des supports de formation (reproduction des documents pédagogiques, ou diffusion aux stagiaires par Internet, etc.). Une action de formation ne se limite pas à son animation : le formateur doit être certain d'avoir mis à la disposition de ses stagiaires toute la logistique pédagogique nécessaire. S'en occuper soi-même permet de bien maîtriser la préparation de sa formation." Pour JDS Center, cette prestation est également exclue. “Nous ne réalisons pas les documents pédagogiques destinés à la session de formation. Cela relève de la responsabilité du formateur ; car nous n'avons aucun savoir-faire dans la réalisation de ce genre de documents. Cependant, si l'animateur le désire et s'il s'y prend à temps, nous pouvons distribuer les différents supports nécessaires au déroulement de la session", précise Stéphanie Sanchez.

La restauration, prestation connexe

Outre les matériels pédagogiques, certains loueurs incluent dans leurs prestations des facilités de restauration. “Puisque notre site peut, au quotidien, accueillir simultanément entre 60 et 100 personnes en différentes sessions de formation, nous avons conclu un partenariat avec le restaurant interentreprises situé dans notre immeuble. Nos stagiaires peuvent ainsi déjeuner sur place", indique une chargée de clientèle pour un loueur de salles de formation basé à Paris La Défense.

D'autres recourent à des partenariats avec des restaurateurs externes. “Nous procédons, selon les souhaits de nos clients, à la réservation de places dans des restaurants à proximité. Il nous arrive de négocier pour eux des prix attractifs. Nous travaillons avec six restaurants de notre quartier. Au-delà de la location de salles, nous contribuons aussi, à notre manière, à faire vivre le tissu économique de ce quartier", explique cette autre chargée de marketing pour une société de location de salles de formation du neuvième arrondissement parisien. Alexandre, gérant d'un restaurant dans cet arrondissement, qui a “le privilège de servir en moyenne cinq fois par mois un groupe d'une quinzaine de personnes" envoyées par la société de location de salles, est enthousiaste : “C'est un bon partenariat. Cela nous garantit une affluence et un chiffre d'affaires non négligeable. La plupart de ces personnes (dont beaucoup ne sont pas de Paris) qui viennent ici par l'intermédiaire de la formation, lorsqu'elles reviennent dans la capitale, n'hésitent pas à nous rendre visite à nouveau."

Enthousiasme similaire de la part de ce responsable d'un hôtel dans le quartier des Grands Boulevards, dans le même arrondissement : “La société de location de salles de formation réserve souvent en moyenne cinq ou six chambres pour deux ou trois nuits tous les mois, à un prix négocié. Chacun (la société, les stagiaires et l'hôtel) y trouve son compte. Certains clients (venus de province) n'hésitent pas à prolonger leur séjour d'au moins une nuit, pour profiter de Paris !"