Questions à Olivier Audit, responsable formation Aprionis

L'utilisation d'un progiciel modifie-t-elle la fonction formation ?

Elle a une forte incidence, parce que le recours à l'informatique permet de gagner en productivité. Cela peut générer de l'inquiétude chez certains collaborateurs, qui redoutent alors de se retrouver au chômage. D'où l'importance d'expliquer que l'outil permet de se dégager du quantitatif pour faire du qualitatif et revenir sur notre vrai métier. Encore faut-il l'annoncer clairement et fixer des objectifs, notamment en termes de suivi du manager, des formateurs et des salariés.
Il est, par ailleurs, certain qu'il devient difficilement jouable de se passer d'une solution de gestion de la formation pour les entreprises de plus de 1 000 personnes. Notamment parce qu'une telle taille suppose généralement un éclatement en plusieurs structures, ce qui nécessite l'harmonisation des solutions de gestion si l'on veut pouvoir conserver facilement une vue d'ensemble.

Qui décide du choix du progiciel ?
La direction informatique peut opposer son veto, mais le choix de l'outil revient à l'équipe RH, en concertation avec ceux qui utiliseront l'outil. C'est d'ailleurs l'avis de nos assistants RH régionaux qui a permis de trancher entre les deux “finalistes" de notre appel d'offres.

Qui utilise le progiciel à ce jour ?
Douze sites autonomes, chacun doté d'un budget et de grandes orientations, utilisent l'outil. Concrètement, les assistants RH recensent les besoins, les saisissent et s'assurent que cela “entre" dans le budget. Des arbitrages sont alors éventuellement effectués avec les DRH régionaux et les responsables hiérarchiques. Il y a ensuite une fonction de suivi, ponctuel (enregistrement des stages, convocations et contrôle de présence) et permanent (contrôle du budget et consommation). Il faut aussi gérer les demandes de formation non prévues au budget initial qui viennent s'ajouter en cours d'année. Il me revient de consolider l'ensemble, de m'assurer du respect du budget global et de gérer les formations transverses nationales.
Nous envisageons d'impliquer les responsables hiérarchiques, par exemple de manière à ce qu'ils puissent saisir les demandes de formation qui émergent lors des entretiens annuels. Ceci pourrait se faire dans les toutes prochaines années.

Votre solution s'intègre-t-elle au SI de l'Opca ?
Pas à ce jour, Training Orchestra nous ayant averti, voici plus d'un an déjà, d'un possible mouvement de concentration entre Opca. De fait, comme nous dépendons de quatre Opca, nous préférons attendre les résultats de la réforme avant d'engager des travaux d'intégration.