L'Igas conseille à trois Opco de migrer vers un système d'information plus performant

Pas de bon opérateurs de compétences sans bon système d'information (SI). Un SI est un ensemble de composants, de technologies et d'acteurs interconnectés pour gérer les données et l'information dans une organisation. Son rôle est de collecter, stocker, traiter et diffuser l'information aux endroits où elle est nécessaire pour prendre des décisions éclairées.

Après avoir analysé les divers SI des 11 Opco et leurs performances, et en avoir déduit qu'il n'était pas souhaitable de les faire tous converger vers un seul SI au regard des risques et des coûts, l'Igas dans son rapport sur les Opco estime néanmoins que 3 Opco particuliers (Constructys, 2i et Uniformation) devraient « migrer vers un système d'information de gestion des dossiers présentant un meilleur bilan performance-coût, en prévoyant les financements et une conduite de projet mutualisant les coûts entre ces Opco ». Et plus précisément vers le système SOR de la société française RS2I.

Adhésion paritaire

Pour mener à bien cette transformation, l'Igas identifie des points d'attention: la migration devra recueillir l'adhésion de principe de la part des gouvernances paritaires au moment des négociations des COM (contrats d'objectifs et de moyens) ; un budget devra y être dédié dans les plafonds des prochains COM, et la procédure de sélection du nouveau SI devra respecter les principes du droit des marchés publics, de liberté d'accès et de transparence. « Il appartiendra à ces Opco de définir les critères des appels d'offres, chacun de manière isolée ou dans le cadre d'une procédure commune qui aurait l'avantage de faire prévaloir des critères de mutualisation », éclaire l'Igas, qui estime néanmoins que le choix de SOR aurait l'intérêt de mutualiser les ressources et de renforcer la gouvernance inter-Opco du « club SOR » : les 9 Opco utilisateurs de SOR pourraient envisager une renégociation globale des prestations.

L'Igas souligne quand même que la durée de tels projets de migration est longue : au moins deux ans à partir de la prise de décision pour réaliser toutes les phases du projet (passation des marchés, ateliers métiers, développements, paramétrages, recettes, migration des données, mise en production séquencée).

Mutualisation inter-opco

Au delà de la question du SI, l'Igas constate que « la très grande majorité des Opco est favorable » à la mutualisation d'outils et de projets entre eux. Ces coopérations pourraient prendre des formes diverses : groupements d'achats inter-Opco plutôt que l'Ugap (centrale d'achat publique) - serveurs, matériels, certaines licences (CRM, fonctions support), prestations externes; développement d'API, de nouveaux services numériques aux entreprises et aux organismes de formation ou aux alternants (plate-forme de « rencontre » avec les employeurs) ; d'outils de détection de la fraude, d'investissements dans l'IA...

Lire le rapport intégral de l'Igas sur les Opco.

Les 24 recommandations du rapport Igas sur les Opco

1- Actualiser l'encadrement des frais de fonctionnement prévu dans le Code du travail. Fixer dans la COM (convention d'objectifs et de moyens) 2026-2028 des montants plafonds uniquement en valeur absolue. Le pilotage de ces plafonds sera pluriannuel.

2- Construire des plafonds de frais de fonctionnement différenciés entre Opco, tenant compte des écarts d'efficience constatés en 2024 et des efforts d'économies programmés sur la COM.

3- Imposer une définition commune des frais de gestion, d'information et de mission (FGIM) et vérifier sa bonne application. Établir un référentiel commun de comptabilité analytique permettant d'alimenter une matrice normalisée obligatoire de ventilation des coûts par catégorie de frais de gestion, d'information et de mission.

4- Actualiser la répartition des frais de gestion, d'information et de mission prévue dans le Code du travail pour mieux la faire correspondre avec les activités des Opco.

5 - Annexer la gamme des services proposés par l'Opco à la COM.

6 - Construire les budgets selon une méthode commune à tous les Opco, fondée sur le nombre prévisionnel d'unités d'œuvre et des coûts unitaires cibles.

7- Doter les COM d'indicateurs communs de performance, s'appuyant sur les propositions de la mission, et d'indicateurs spécifiques à chaque Opco, reflétant leurs orientations stratégiques.

8 - Rendre publiques les COM. Partager entre les Opco les résultats des COM (frais de fonctionnement, indicateurs de performance, ratios d'efficience) et en publier une synthèse commune.

9 - Constituer une task force rassemblant les entités compétentes au sein de la DGEFP pour préparer et conduire les négociations des COM. Y associer la direction du budget et les CGEFI.

10- Instaurer dans la prochaine COM un plafond d'emplois par Opco avec une trajectoire de réduction des emplois sur trois ans.

11- Réduire les surfaces immobilières en fixant des ratios d'occupation par salarié. Inciter les Opco à se regrouper en région.

12- Mettre en place une politique volontariste d'achats en commun de matériels et services numériques. L'étendre à tous les segments d'achats pertinents.

13 - Inciter les branches à transférer aux Urssaf la collecte des contributions conventionnelles afin de réaliser des gains d'efficience.

14 - Définir des trajectoires de réduction des coûts de gestion des dossiers PDC selon la situation de l'Opco et les montants constatés en 2024 pour des Opco plus efficients. Encadrer le financement par la section PDC des formations obligatoires en santé et sécurité au travail.

15- Encadrer le financement des missions d'appui aux branches par les fonds légaux.

16 - Intégrer dans les COM de Constructys, 2i et Uniformation un objectif de migration vers un SI de gestion des dossiers qui présente un meilleur bilan performance coût, en prévoyant les financements associés et une conduite de projet mutualisant les coûts entre ces Opco.

17 - Développer entre Opco de nouveaux outils numériques dans le cadre d'une feuille de route partagée avec la DGEFP.

18 - Élaborer un vade-mecum de contrôle définissant les différents types de contrôle, les modalités, l'échelle de sanctions et les suites à donner aux contrôles effectués par les Opco.

19 - Compléter le périmètre d'intervention du GIE D²OF par les contrôles de service fait approfondis et la lutte contre la fraude. Adapter sa gouvernance, ses moyens et sa politique de ciblage à ces nouveaux objectifs.

20 - Intégrer un indicateur mesurant l'efficacité de la politique de contrôle dans la prochaine COM.

21 - Constituer un référentiel opposable de l'ensemble des organismes de formation permettant de vérifier en temps réel s'il est habilité à dispenser le titre ou diplôme sanctionnant le parcours de formation proposé au stagiaire (« annuaire inversé »).

22- Développer un SI partagé entre tous les acteurs de la formation professionnelle, intégrant une gestion centralisée des signalements, les résultats des contrôles et des outils communs. Analyser si la plateforme AGORA peut constituer le socle de ce SI.

23 - Transférer à l'ASP la gestion des nouveaux contrats d'apprentissage en mettant en place dès 2026 une trajectoire d'accompagnement au changement.

24 - Activer dès le début des prochaines COM tous les leviers de transformation de la gestion des contrats (simplifications, automatisation, centralisation, etc.) à même de rapprocher les coûts unitaires des Opco de ceux de l'ASP. Au titre des mesures de simplification, harmoniser les frais annexes des contrats d'apprentissage, voire mettre en place un tarif unique.