Clés des audits qualité – « Un bon audit est avant tout un bon échange » (I-Cert)

Comment comprendre le processus de certification et des principes d’audit du référentiel national qualité ? Retours sur les principaux éléments de réponse apportés en table ronde lors de la matinée d’actualité « Certification qualité : les clés des audits », organisée mardi 12 novembre à Paris par Centre Inffo.

Par - Le 14 novembre 2019.

Quels qu’ils soient, les prestataires de développement des compétences [ 1 ]Actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE), apprentissage. ont jusqu’au 1er janvier 2021 [ 2 ]Les centres de formation d’apprentis (CFA) existant avant le 5/09/2018 ont jusqu’au 01/01/2002. pour satisfaire aux exigences du référentiel national de qualité et obtenir la certification nationale unique, baptisée Qualiopi (Lire notre article). Et contrairement au Datadock qui reposait sur une logique déclarative, le nouveau système requiert qu’ils en fournissent la preuve lors d’audits réalisés par les organismes certificateurs. Pour les assister dans leur démarche, ces derniers déploient une panoplie d’outils que les demandeurs peuvent mobiliser au gré de leurs besoins.

Ni conseil ni accompagnement

« Si certains sont bien préparés et réclament avant tout un devis et une date de certification, d’autres ont des questions », analyse Farida Brioua-Temini, directrice qualité ISQ-OPQF. « Parfois beaucoup », commente Noël Le Mauff, responsable de développement d’activité chez I-Cert : « nous pouvons échanger et éclairer les règles de certification mais l’auditeur n’a qu’une mission d’information et ne peut faire ni conseil, ni accompagnement », prévient-il. Aussi I-Cert propose-t-il des questionnaires de positionnement qui permettent de déterminer si le demandeur a besoin de recourir aux services d’un cabinet de conseil. Process similaire sur le site de l’Afnor, qui propose une auto-évaluation en ligne pour juger du niveau de maturité du prestataire. « Très peu de candidats échouent et cela nous permet de définir une date à partir de laquelle une certification paraît envisageable », explique François Berthaud, responsable comptes clés chez Afnor.

Éléments de preuve

En l’absence de liste exhaustive des éléments de preuve à fournir, il revient à l’auditeur de les déterminer, « en fonction du périmètre et de la taille de l’organisme », précise Farida Brioua-Temini. Indicative et non limitative, « la liste permet de comprendre la philosophie du système », renchérit Noël Le Mauff. Si la certification qualité est un enjeu majeur pour les organismes émargeant aux fonds publics et mutualisés, les auditeurs n’en appellent pas moins à dédramatiser le process. « Avoir des non-conformités [ 3 ]Écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. lors d’un audit est plutôt normal », estime Noël Le Mauff.

Qu’elles soient mineures ou majeures, les non-conformités n’empêchent d’ailleurs aucunement la certification, sous réserve qu’un plan d’action soit présenté par le candidat. En cas de non-conformité mineure, le plan d’action peut être validé par l’auditeur et le candidat dispose de six mois pour le mettre en œuvre. « Ceci ne sera vérifié que lors de l’audit de surveillance, entre le 14è et le 22è mois suivant la date d’obtention de la certification », précise Farida Briou-Temini. En cas de non-conformité majeure, l’auditeur vérifie la mise en œuvre du plan d’action dans un délai de 3 mois maximum et suspend la certification s’il constate l’absence d’actions correctives. Le responsable d’I-Cert le souligne, l’élément de preuve destiné à lever une non-conformité peut être un simple document papier à transmettre et ne nécessite pas nécessairement un nouvel audit sur site.

Si le process de certification est parfois appréhendé avec tension par les organismes prestataires qui y voient une opération de contrôle, les auditeurs promettent une « démarche pragmatique » : « un bon audit est avant tout un bon échange », conclut Noël Le Mauff.

Pour aller plus loin :

  • Envie de continuer les échanges ? Centre Inffo anime un groupe dédié à la qualité :
    https://centre-inffo.jamespot.pro
  • Dossier documentaire Centre Inffo Certification unique qualité : les clés des audits, mode d’emploi et pratiques : www.ressources-de-la-formation.fr/
  • Besoin d’accompagnement ?
    Centre Inffo propose un accompagnement personnalisé à la certification qualité : consulter notre catalogue

Notes   [ + ]

1. Actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE), apprentissage.
2. Les centres de formation d’apprentis (CFA) existant avant le 5/09/2018 ont jusqu’au 01/01/2002.
3. Écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel.

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