De plus en plus d'entreprises externalisent la gestion de la formation de leurs salariés

Questions récurrentes, pour les responsables des ressources humaines : «Faut-il tout prendre en charge ou bien déléguer dans le cadre d'un partenariat ?» Et dans ce cas, quelles fonctions garder en interne et quelles autres externaliser ? Éléments de réponse.

Après la paie (50 %), la formation est la deuxième fonction la plus externalisée dans le domaine des ressources humaines, indique une enquête sur l'externalisation de la formation menée conjointement par Demos Outsourcing et EOA (European Outsourcing Association) dont les conclusions ont été rendues publiques lors d'un séminaire organisé le 8 mars dernier. En effet, précise Bénédicte Bailleul, directrice de Demos Outsourcing, 20 % (contre 17 % en 2010) des entreprises interrogées lors de cette étude[Étude réalisée auprès des ressources humaines de 167 entreprises de plus 250 salariés en France. [/footnote], ont externalisé leur gestion de formation en 2011. Une autre étude réalisée en 2010 par le cabinet d'études et de conseil [Markess International montrait déjà que 47 % des DRH, encouragés notamment par la réforme de la formation et la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences), projetaient de sauter le pas. “Cette pratique dont il était déjà beaucoup question en 2007 prend aujourd'hui de plus en plus d'ampleur dans les entreprises", confirmait Dominique Camusso, responsable du département formation à la Snecma, lors de la convention nationale du Garf, le 12 janvier 2012.

Qu'externalise-t-on ?

Selon l'enquête de Demos Outsourcing, dans plus de la moitié des entreprises, l'externalisation concerne de plus en plus la gestion administrative et financière de la formation ou celle des inscriptions et de la logistique. Le suivi et la subrogation des factures de fournisseurs, la gestion du Dif (plus de 30 %), la recherche et l'optimisation des financements (30 %), l'élaboration des documents légaux, ainsi que le pilotage et le suivi des actions de formation figurent parmi les missions les plus externalisées. “Les entreprises ont tendance à conserver en interne la construction pédagogique : seulement 11 % d'entre elles externalisent cette partie de la fonction formation", précise Bénédicte Bailleul qui explique cette situation par le choix des missions à externaliser, notamment le back-office. En effet, indique un consultant en externalisation, “les dirigeants d'entreprise considèrent comme des éléments stratégiques et importants du dialogue social l'analyse des besoins en formation des salariés, la construction du plan. D'ailleurs, ces tâches sont réalisées dans le cadre d'une commission réunissant la direction et les IRP".

Des critères de choix précis

Quelle que soit la mission à externaliser, les acteurs entendent garder le contrôle : ils mettent en place des instances “permettant de piloter le prestataire", veillent à conserver en interne les compétences nécessaires à ce pilotage, à maintenir d'une manière plus générale les compétences des équipes internes, sans oublier de “maîtriser tous les coûts, notamment les coûts cachés" de la formation, voire de mettre en place parallèlement “un dispositif de dynamisation du changement" au sein de l'entreprise.

Preuve que la formation tient une place importante dans la stratégie RH des entreprises, ce sont les DRH (45 %) qui sont le plus souvent à l'origine du projet d'externalisation, contre 27 % pour le PDG ou le directeur (ou responsable) formation. Dans tous les cas, une attention particulière est accordée aux critères de choix de l'organisme prestataire. “Dans près de 60 % des entreprises, l'attention est portée sur l'expertise globale du métier de la formation, contre moins de 50 % à la qualité des relations avec le prestataire ou de la capacité de celui-ci à optimiser les budgets. La notoriété et les références du prestataire ne semblent pas être des critères de choix prioritaires pour les entreprises", précise Christan Sérieys, consultant en stratégie et animateur de la commission BPO et RH d'EOA France.