Externaliser l'élaboration du plan n'est pas une évidence

Construire son plan de formation en interne ou le faire concevoir à l'extérieur dépend de la taille de l'entreprise. “L'externalisation dans les PME n'a pas tellement de sens", soutient Yann Trichard, directeur associé de Syd Conseil et président du CJD ^{[ 1 ]}Centre des jeunes dirigeants d'entreprise. de Nantes Atlantique, qui regroupe plus de 100 entreprises employant entre 10 et 250 salariés. Selon lui, il n'est pas efficace de “sous-traiter quand il s'agit des richesses humaines". Car, estime-t-il, “la formation, en tant que réponse aux besoins de chacun des collaborateurs ne peut être comprise que dans le quotidien de l'entreprise et de ses acteurs". Une vision partagée par Corinne Blot, directrice des ressources humaines de Centre Inffo, qui argumente : “Le plan de formation, c'est quelque chose d'intime pour l'entreprise. Parce qu'étroitement lié à la stratégie de développement de l'entreprise, il ne doit pas être confié à un prestataire extérieur. La personne en charge de la formation au sein de l'entreprise peut se faire accompagner par son Opca, qui peut aider à bien comprendre ce qui se fait dans la branche." Même si la DRH reconnaît que “certaines tâches peuvent être déléguées, notamment les appels d'offres, la gestion administrative de la formation, les achats de formation".

Tous n'ont pas les moyens

Reste que certaines entreprises choisissent de confier la construction de leur plan à un prestataire extérieur. “Cela comporte bien des avantages", plaide Corinne Musset, conseillère formation chez Agefos-PME, le responsable formation ou le dirigeant peuvent alors mieux se consacrer aux tâches à valeur ajoutée." Et Virginie Cote, chargée de mission chez Opcalia, d'abonder : “Le fait de confier à l'Opca la gestion des tâches rébarbatives (administration, comptabilité, logistique, etc.) permet au responsable de se recentrer sur le cœur de son métier et les aspects qualitatifs (évaluation à froid, évaluation sur le poste de travail, etc.)."
Cela relève, poursuit Corinne Musset, de la “vocation de service de proximité d'Agefos-PME". Lequel “n'est pas le même selon qu'il s'agit d'une entreprise de moins de 10 salariés, de plus de 10 ou de 800 salariés. Nous les aidons notamment à prendre en compte les besoins potentiels de formation exprimés, à mettre en place un prévisionnel, des entretiens pour un recueil des besoins, voire à établir ou actualiser des fiches de poste", précise cette conseillère qui gère un portefeuille de 180 entreprises de plus de 10 salariés. Le conseiller formation d'un Opca, lorsqu'il intervient auprès d'une entreprise (dotée d'un service formation ou non) “ne se pose pas en responsable formation, mais l'accompagne dans la mise en place d'une démarche globale RH qui inscrit l'élaboration du plan de formation dans une stratégie globale de GPEC. Dans tous les cas, nous accompagnons l'entreprise dans une réflexion par rapport à son besoin et à une problématique exprimée, l'outillons et la guidons dans ses recherches d'optimisation de polycompétences voire de montée en compétences clés de salariés faiblement qualifiés (lecture, calcul, etc.)", ajoute-telle. Car les Opca ne se veulent pas seulement des gestionnaires de fonds, mais aussi des accompagnateurs RH.

Bien comprendre les enjeux

“Une des missions de l'Opca auprès de l'entreprise est d'aider le responsable RH ou le dirigeant à s'approprier la méthodologie adéquate pour élaborer et suivre son plan de formation. Bref, nous faisons en sorte de les rendre autonomes", développe Virginie Cote, dont l'organisme accompagne “également l'entreprise dans l'aide à la présélection des prestataires de formation, en fonction de ses besoins". Aujourd'hui, indique Raphaël Guémard (Agefos-PME), “l'accompagnement des Opca s'inscrit dans une offre qui n'a pas seulement pour vocation d'aider l'entreprise dans l'élaboration de son plan de formation, mais s'inscrit dans une démarche beaucoup plus complète permettant d'anticiper les mutations du marché, l'évolution de l'organisation de l'entreprise, d'identifier les écarts entre les ressources disponibles et les besoins futurs, ainsi que sécuriser et fidéliser ses collaborateurs". Car, “si le plan de formation est un outil au service de la stratégie de l'entreprise, il n'est pas la réponse à tout". Il doit s'inscrire dans “un ensemble d'actions qui permettent le développement des compétences et des activités de l'entreprise". L'accompagnement doit donc consister à “aider l'entreprise à bien diagnostiquer ses besoins en formation par rapport à ses activités, son territoire et ses projets d'évolution".

Optimiser les financements

Autre avantage de l'accompagnement : combiner efficacement les différents dispositifs de formation afin d'optimiser le financement. En effet, l'Opca intervient désormais dans un nouveau cadre de prise en charge (sections redimensionnées, fongibilité en faveur des entreprises de moins de 50 salariés, encadrement des prises en charge de la professionnalisation etc.). “Ici encore, tout dépend de la taille de l'entreprise et de sa cotisation. Dans tous les cas, nous accompagnons l'entreprise pour rendre complémentaires les différents dispositifs, voire pour chercher des financements externes, notamment auprès de la Région, du FSE, de l'État ou du FPSPP", précise Corinne Musset.
L'efficacité de la démarche dépend de l'étroite collaboration entre l'entreprise et l'Opca. “Nous rencontrons l'entreprise au minimum deux fois par an afin d'étudier et de construire ensemble sur l'année une démarche efficace qui réponde réellement aux besoins de ses salariés", explique-t-elle. Dans la même optique, Opcalia a mis en place “un accompagnement de proximité assuré par un binôme conseiller et assistant, qui sont les interlocuteurs uniques de nos adhérents", conclut Virginie Cote.

“Le plan doit être le fruit d'une négociation"

Pour Yann Trichard, directeur associé de Syd Conseil et président du Club des jeunes dirigeants (CJD) Nantes Atlantique, l'élaboration du plan de formation doit être une co-construction. “Les IRP doivent jouer un rôle plus important. Ils doivent collaborer en permanence. La construction devrait se faire tout au long de l'année, en étroite collaboration avec les représentants des collaborateurs. C'est dans la construction commune, progressive, globale et partagée entre tous les collaborateurs de l'entreprise chaque personne de l'entreprise doit être partie prenante active dans la construction des actions s'inscrivant dans la professionnalisation et la performance de l'entreprise. Il ne doit pas avoir au sein de l'entreprise des salariés pour lesquels une tierce personne décide des formations qui conviendraient à leur performance. En tout cas, ce n'est pas le cas avec Syd Conseil."

La valeur ajoutée de l'accompagnement

“Nous, les petites entreprises, n'avons pas toutes les informations nous permettant de bien comprendre la complexité du système de la formation. Recourir à l'aide des conseillers formation d'Agefos-PME dans l'élaboration de notre plan de formation permet de palier ces insuffisances", indique Serge Berthaud, directeur financier et du personnel d'Int'Air Médical, une PME de 65 salariés, spécialisée dans la fabrication de produits médicaux en plastique, basée à Bourg-en-Bresse (Ain). Depuis plusieurs années, il bénéficie de l'accompagnement de l'Opca Agefos-PME.

Chaque année, avant l'élaboration du plan de formation, Serge Berthaud fait le point avec son conseiller. “Nous examinons ensemble les besoins en formation recueillis auprès des collaborateurs lors des entretiens individuels et de leur suivi tout au long de l'année. L'axe principal de nos orientations générales de formation est de permettre à nos collaborateurs d'être polycompétents. À partir de cette vision, le conseiller nous aide à bâtir le plan de formation et nous accompagne dans sa mise en œuvre" : répartition des actions retenues dans les différentes catégories du plan, combinaison des dispositifs, montage des dossiers de financement, choix des prestataires, mise en place des éléments pour l'évaluation des actions, etc. L'entreprise, dont la moyenne d'âge des collaborateurs est de “moins de 40 ans", a consacré “2,99 % en 2011 et 2,34 % en 2010" de sa masse salariale à la formation.