Refonte de l’aide individuelle à la formation (AIF)

Une instruction Pole Emploi du 28 novembre 2016 refond le dispositif de l’Aide individuelle à la formation (AIF) qui peut être attribuée pour financer ou cofinancer la prise en charge des frais pédagogiques (hors frais d’inscription, dossier d’inscription, achat de matériel, inscription aux examens, aux concours, etc…).

Par - Le 05 décembre 2016.

Conditions d’éligibilité à l’AIF

Condition préalable : principe de subsidiarité
Ce dispositif ne peut être utilisé que si les autres aides en matière de formation allouées par Pôle emploi ne peuvent pas être mobilisées, à savoir :

  • la Préparation opérationnelle à l’emploi – POE,
  • l’Action de formation préalable au recrutement – AFPR.

Conditions spécifiques
L’aide individuelle à la formation peut être mobilisée sous réserve que :

  • le projet de formation soit validé par le conseiller, dans le cadre du projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE) du demandeur d’emploi. Cependant, l’instruction du 28 novembre 2016 rappelle que si l’AIF est mobilisée à l’appui du Compte personnel de formation (CPF), le consentement du titulaire du compte doit être recueilli ;
  • les éléments transmis par l’organisme de formation doivent répondre aux exigences définies par Pole emploi notamment celles relatives :
    • aux qualités des actions de formations délivrées,
    • à la pertinence du nombre d’heures par rapport au besoin du demandeur d’emploi,
    • et au coût horaire de l’action de formation.

L’instruction du 28 novembre précise ainsi que la validation d’une demande de mobilisation de l’AIF se fait au regard de conditions tenant notamment :

1° au demandeur d’emploi :

  • respect du délai d’envoi du devis de l’aide individuelle à la formation ;
  • mobilisation de l’AIF pour une formation qui apparait nécessaire et/ou adaptée à son reclassement du demandeur d’emploi tel que défini dans son projet professionnel.

2° à l’organisme de formation :

  • existence du numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation, sous réserve des cas exceptionnels où l’organisme n’a pas encore son numéro de déclaration ;
  • à compter du 1er janvier 2017, respect des exigences prévues dans le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue ;
  • coût global de l’action de formation par comparaison aux coûts pratiqués pour des actions de formation similaires.

Le conseiller émet un avis sur le devis de demande d’aide individuelle à la formation au regard :

  • des moyens utilisés par l’organisme de formation pour évaluer le contenu et la durée de la formation nécessaires au demandeur d’emploi,
  • et du coût horaire de la formation par rapport au coût horaire moyen pratiqué pour le même type d’action de formation.
    En cas de doute, le conseiller se rapproche de l’organisme de formation et/ou demande un deuxième devis au demandeur d’emploi.

Bénéficiaires de l’AIF

Public visé : l’aide peut être accordée à tout demandeur d’emploi inscrit, quelle que soit sa catégorie d’inscription.

Statut du bénéficiaire de l’aide : les demandeurs d’emploi qui suivent une formation dans le cadre d’une aide individuelle à la formation ont le statut de stagiaire de la formation professionnelle.

Concernant l’obligation de rechercher d’emploi, les bénéficiaires de l’aide sont réputés indisponibles pour la recherche d’emploi à l’exception de ceux qui la mobilisent pour le financement d’un bilan de compétences.

Conditions d’attribution de l’AIF

Délai de franchise
Lorsqu’un demandeur d’emploi, qui a bénéficié d’une précédente aide individuelle à la formation au cours d’une même période de 12 mois, sollicite Pôle emploi pour une seconde aide individuelle à la formation, le directeur d’agence, ou la personne dûment habilitée vérifie que cette seconde formation est cohérente par rapport au parcours de formation validé dans le cadre de son projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE).
A défaut, il peut refuser d’attribuer l’aide individuelle à la formation.

Formations éligibles à l’AIF
Durée de la formation
Elle peut être supérieure à un an, mais ne doit en aucun cas être d’une durée supérieure à 3 années (redoublement compris, un seul redoublement peut être toléré).

Nature des formations
L’aide individuelle à la formation sert à financer des actions de formation qui ont pour vocation un retour rapide et durable à l’emploi.
Les formations supérieures à un an (par exemple, les formations universitaires) doivent donc rester exceptionnelles. Elles doivent :

  • préparer à un métier,
  • et avoir une visée professionnelle directe (BTS, Master professionnel, etc.).

FOAD
Les formations ouvertes et/ou à distance (FOAD) sont éligibles à l’aide individuelle à la formation.
Il convient alors d’examiner le programme de formation et d’évaluer avec le demandeur d’emploi l’adéquation de cette modalité pédagogique avec sa situation.

Publication de l’offre de formation par l’organisme de formation
L’organisme de formation doit obligatoirement avoir publié son action de formation et renseigné les sessions proposées via le Centre d’animation, de ressources et d’information sur la formation – Observatoire régional emploi formation (CARIF OREF) de sa région.

Spécificité en cas de mobilisation du compte personnel de formation (CPF)

Lorsque le demandeur d’emploi mobilise son compte personnel de formation, il peut venir abonder le financement de sa formation et solliciter Pôle emploi pour une prise en charge complémentaire au titre de l’aide individuelle à la formation (article L6323-4 du Code du travail).

Rappel : Le demandeur d’emploi peut mobiliser son CPF à l’occasion d’une AIF, à condition que la formation soit sur la liste des formations éligibles au compte personnel de formation.

Si le demandeur d’emploi qui mobilise son CPF dispose d’un nombre d’heures suffisant pour couvrir l’intégralité de la formation, son projet est réputé validé au titre de son projet personnalisé d’accès à l’emploi (PPAE) (article L6323-22 du Code du travail).

Cependant, deux situations sont possibles :

Le montant forfaitaire horaire pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) ne couvre pas l’intégralité des coûts pédagogiques (9 euros/heure de formation en 2016).

Dans ce cas, la validation du projet au titre du PPAE ne suffit pas à attribuer l’aide individuelle à la formation.

La décision concernant l’attribution de cette aide revient alors au conseiller :

  • en cas d’accord de Pôle emploi, l’AIF peut venir compléter le CPF mobilisé par le demandeur d’emploi, dans la limite des coûts de formation restant à sa charge ;
  • en cas de désaccord, à défaut de solution alternative (modification du contenu de la formation, ajustement du devis), la formation ne pourra être financée qu’à concurrence du CPF du demandeur d’emploi monétisé (9 euros / heure de formation pour 2016). Dans cette situation, ni l’aide à la mobilité, ni la rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) ne pourront être attribuées.

La formation est financée intégralement avec le CPF du demandeur d’emploi et le coût horaire de cette formation respecte le plafond de prise en charge du FPSPP.

Dans ce cas, le formulaire AIF et le processus d’aide individuelle à la formation (AIF) doivent uniquement être utilisés pour :

  • tracer l’action de formation dans le dossier du demandeur d’emploi ;
  • permettre au demandeur d’emploi d’avoir le statut de stagiaire de la formation professionnelle ;
  • permettre le cas échéant, l’attribution de l’aide à la mobilité et de la RFPE.

Montant et cofinancement de l’AIF

Principe
Le montant de l’AIF est égal au montant des frais pédagogiques de la formation restant à la charge du bénéficiaire.

Limitation légale du financement du stage obligatoire préalable à l’installation comme artisan (« stage artisan »)
Dans le cadre spécifique des stages obligatoires préalables à l’installation comme artisan, le montant de l’AIF est au plus égal au montant des frais pédagogiques du stage préparatoire à l’installation, dans la limite du montant applicable au jour de la demande pour ce type de formation (déterminé en application de l’article 97 de la loi 86-1317 du 30 décembre 1986 portant loi de finances pour 1987 et de l’article 1601 du Code Général des impôts).

Par ailleurs, le stage doit être identifié comme obligatoire pour obtenir l’inscription au répertoire des métiers ou, dans les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, au registre des entreprises, au sens de l’article 2 de la loi du 23 décembre 1982 et les articles 3 et 4 du décret n° 83 517 du 24 juin 1983.

Cofinancements
La prise en charge par Pôle emploi est complémentaire et subsidiaire aux dispositifs financés, par exemple, par les conseils régionaux, les conseils départementaux ou toute autre collectivité publique, par les organismes paritaires collecteurs agréés (Opca), etc.

Aide à la mobilité et rémunération du bénéficiaire de la formation

1° L’aide à la mobilité

L’AIF ouvre droit, pour la durée de la formation, à l’attribution de l’aide à la mobilité (instruction n° 2013-97 du 6 novembre 2013 relative à l’aide à la mobilité).

Dès lors que le demandeur d’emploi peut y prétendre, l’aide à la mobilité peut être mobilisée même :

  • pour une formation de courte durée (moins de 40 heures) ;
  • lorsque l’intégralité du coût de la formation est couvert par le CPF du demandeur d’emploi (nombre d’heures et coût horaire forfaitaire pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels) ;
  • dans le cadre du dispositif contrat de sécurisation professionnelle (CSP) lorsque la formation est prise en charge par un organisme paritaire collecteur agréé (Opca) (délibération n° 2011/43 du 16 novembre 2011).

Exclusion : l‘aide à la mobilité ne peut pas être attribuée pour un bilan de compétences (instruction n° 2013-93 du 6 novembre 2013 relative à l’aide à la mobilité).

Rappel : si l’aide à la mobilité est déjà attribuée du fait de la prise en charge de la formation par un Opca, l’attribution de l’AIF ne peut donner lieu à une nouvelle attribution d’aide à la mobilité s’agissant d’une même formation.

2° La rémunération du stagiaire

Dans le cadre de l’AIF, les demandeurs d’emploi :

  • indemnisés au titre de l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) bénéficient de l’allocation d’aide au retour à l’emploi formation (AREF) ;
  • qui épuisent leurs droits à l’ARE ou à l’allocation de sécurisation professionnelle (ASP), au cours de la formation financée dans le cadre de l’AIF, peuvent s’ils en remplissent les conditions d’attribution, bénéficier de la rémunération de fin de formation (RFF) ;
  • peuvent prétendre à l’attribution de rémunération des formations de Pôle emploi (RFPE) selon les modalités définies par la délibération n° 2008/04 du 19 décembre 2008 et l’instruction PE_CSP_2009_305 du 8 décembre 2009. Dès lors que le demandeur d’emploi peut prétendre à la RFPE, celle-ci doit pouvoir être mobilisée y compris pour les formations à distance ou de courte durée (moins de 40 heures).

La rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) peut être attribuée :

  • lorsque l’intégralité du coût de la formation est couvert par le CPF (pris en charge par le Fonds paritaire de sécurisation professionnelle) ;
  • Dans le cadre du contrat de sécurisation professionnelle (CSP), lorsque la formation commence avant le terme du CSP, la rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) ne peut être versée dans la mesure où le bénéficiaire est indemnisé en allocation de sécurisation professionnelle (ASP).

Exclusion : la rémunération de formation de Pôle emploi (RFPE) ne peut pas être attribuée pour un bilan de compétences.

Mise en œuvre de l’aide individuelle à la formation

Pole emploi compétent pour instruire la demande d’AIF : celui auprès duquel est suivi le demandeur d’emploi bénéficiaire.

Formulaire d’aide individuelle à la formation

L’instruction précise que ce formulaire sera mis à disposition de tous les organismes de formation en mode transcriptible d’ici le 15 janvier 2017 :

  • sur le site www.pole-emploi.org
  • et sur le portail KAIROS.

Délai de transmission : le formulaire doit être transmis par le demandeur d’emploi au pôle emploi compétent dûment complété et signé 15 jours calendaires avant le début de la formation.

Personnes signataires du formulaires
Le formulaire de l’aide individuelle à la formation est signé par :

  • le demandeur de l’aide, bénéficiaire de l’aide individuelle à la formation ;
  • l’organisme de formation prestataire de la formation pour laquelle l’aide individuelle à la formation est demandée ;
  • et le représentant de Pôle emploi, cette dernière signature devant intervenir avant le premier jour de la formation.

Convention de subrogation
Les trois parties susnommées concluent par la signature du formulaire, une convention par laquelle Pôle emploi devient le débiteur de l’organisme de formation, par le mécanisme de la subrogation, pour tout ou partie du montant des frais pédagogiques correspondant au montant de l’aide individuelle à la formation attribuée au bénéficiaire.

Paiement de l’aide individuelle à la formation
Le montant de l’aide est directement versé à l’organisme prestataire de l’action de formation pour lequel l’aide individuelle à la formation est attribuée.

Le paiement s’effectue à la fin du stage et à enregistrement des justificatifs suivants :

  • le bilan du stage ;
  • les états de présence ;
  • la facture.

L’organisme de formation dispose d’un délai maximum de six mois à compter de la date de fin de formation ou de chaque échéance annuelle de cette formation pour présenter à Pôle emploi l’ensemble des éléments exigés pour le versement de l’aide.

Absences du stagiaire

1° Absences justifiées

Elles, ne donnent pas lieu à réduction du montant de l’aide. Les heures sont donc payées à l’organisme de formation.

Une absence est considérée comme justifiée en cas de :

  • maladie du stagiaire dûment justifiée par un arrêt maladie ;
  • congé de maternité du stagiaire ;
  • absences du stagiaire pour évènements familiaux dans les conditions fixées à l’article L3142-4 du Code du travail, à la condition que Pôle emploi ait été immédiatement informé de ces absences, à savoir :
    • 4 jours pour son mariage ou pour la conclusion d’un pacte civil de solidarité ;
    • 1 jour pour le mariage d’un enfant ;
    • 3 jours pour chaque naissance survenue à son foyer ou pour l’arrivée d’un enfant placé en vue de son adoption ;
    • 5 jours pour le décès d’un enfant ;
    • 3 jours pour le décès du conjoint, du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, du concubin, du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère, d’un frère ou d’une sœur ;
    • 2 jours pour l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant.
  • exclusion du stagiaire pour motif disciplinaire d’une durée inférieure à 15 jours calendaires, sous réserve d’un accord de Pôle emploi ;
  • convocation judiciaire ou incarcération du stagiaire ;
  • décès du stagiaire.

2° En cas de toutes autres absences, celles non justifiées (par exemple en cas d’abandon de stage), le montant de l’aide est versé au prorata des heures réalisées.

Bon à savoir : L’instruction précise que les règles de gestion des absences concernant la rémunération du demandeur d’emploi restent inchangées.

Organismes de formation ayant conclu une convention afin d’utiliser KAIROS (1)
Ces organismes peuvent bénéficier d’une avance d’un montant de 20 %, versée dès le début de la formation :

  • sur demande expresse,
  • lorsque le stage est d’une durée supérieure ou égale à 3 mois et inférieure ou égale à un an ;
  • sous réserve que la saisie de l’attestation d’entrée en stage (AES) dans KAIROS ait été vérifiée par Pôle emploi.
    Lorsque la formation est d’une durée supérieure à 1 an, le paiement peut s’effectuer en plusieurs fois de façon annuelle à la demande de l’organisme de formation.

Contrôle des organismes de formation et des actions de formation

1° Déclaration d’activité
Pour pouvoir signer un devis de l’aide individuelle à la formation, tout organisme de formation doit obligatoirement avoir procédé à sa déclaration d’activité en préfecture et disposer d’un numéro d’enregistrement.

A titre exceptionnel, lorsqu’il s’agit de son premier conventionnement, l’organisme de formation peut ne pas être en possession de ce numéro d’enregistrement. Dans cette situation, il est admis que cette déclaration soit effectuée juste après la signature de la convention.

L’organisme de formation doit avertir Pôle emploi de la perte de sa déclaration d’activité.

Un organisme qui n’aurait pas effectué sa déclaration ne pourra pas être payé.

Le site www.listeof.travail.gouv.fr permet de vérifier le numéro de déclaration de l’organisme de formation.

2° Qualité des actions de formation

Pôle emploi est tenu de vérifier que les organismes de formation, auprès desquels il finance une action de formation, dispensent une action de formation de qualité.

Afin que Pôle emploi puisse s’assurer que l’organisme de formation remplit les exigences du décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue, sans allonger la durée actuelle du processus d’analyse d’une demande d’AIF, l’organisme de formation doit déclarer sur le devis de l’AIF si :

  • il est référencé dans le catalogue « Qualité » de Pôle emploi ;
  • ou détient un label ou un certificat « Qualité » identifié dans la liste du Cnefop (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelles).

Pôle emploi réalisera des vérifications par sondage de la véracité des déclarations des organismes de formation inscrites au devis, en sus de la déclaration sur l’honneur de l’organisme de formation.

Par ailleurs, afin que le conseiller puisse prendre une décision éclairée sur le contenu et le coût de l’action de formation proposée au regard de ce qui est pratiqué pour des actions de formations comparables existantes sur le marché l’organisme de formation doit :

  • indiquer le coût global et le coût horaire ;
  • renseigner le contenu de la formation dans le devis de l’AIF ;
  • veiller au respect des règles du droit du travail. Les organismes de formation doivent impérativement respecter le repos dominical, les jours fériés et la durée légale du travail, sous réserve des aménagements liés aux domaines d’activité de la formation.

Les organismes de formation doivent permettre à Pôle emploi d’accéder à leurs locaux afin de contrôler, en tant que de besoin :

  • les lieux,
  • la qualité du contenu pédagogique,
  • et le respect du développement des connaissances tels que décrits dans la convention de l’AIF.

Pôle emploi peut également venir observer l’animation de séquences de formation.

Au cas où l’organisme de formation ne remplirait pas ses obligations en matière de qualité des formations délivrées, Pôle emploi peut résilier la convention de l’AIF et ne sera tenu de verser à l’organisme de formation que les sommes correspondant aux dispositions de la convention de l’AIF, au prorata des heures effectuées, après bilan.

3° Les organismes de formation étrangers

La formation réalisée en France par un organisme de formation étranger peut être prise en charge financièrement par Pôle emploi au titre de l’AIF, dès lors que l’organisme de formation étranger obéit à certaines règles.

L’organisme de formation qui exerce son activité en France de façon régulière mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire doit :

  • se déclarer en tant qu’organisme de formation en France via un représentant domicilié en France habilité à répondre en son nom aux obligations relatives au respect de la réglementation de la « formation professionnelle tout au long de la vie »
  • et ouvrir un compte bancaire en France afin que le paiement de l’aide lui soit assuré.

Il en va de même lorsque cet organisme de formation étranger exerce son activité de façon occasionnelle.

Des périodes de formation ou des stages en entreprises peuvent se dérouler au sein de l’Espace Économique Européen et en Suisse, dès lors que l’organisme de formation est implanté et déclaré en France (cf. instruction n° 2015-12 du 23 mars 2015 relative à la couverture accident du travail et maladie professionnelle des demandeurs d’emploi pour des formations et prestations réalisées dans l’Espace économique européen et en Suisse).

Textes abrogés

L’instruction n° 2016-38 du 28 novembre 2016 (BOPE n° 2016-85) remplace :

  • l’instruction n° 2013-9 du 30 janvier 2013 relative à la mise en œuvre de l’aide individuelle à la formation publiée au BOPE n° 2013-15 du 6 février 2013 ;
  • l’instruction n° 2012-16 du 20 février 2012 relative au financement du bilan de compétences dans le cadre de l’AIF « projet de formation individuel » publiée au BOPE n° 2012-19 du 2 mars 2012.

Une instruction n° 2017-5 du 10 janvier 2017 (BOPE n° 2017-5) a abrogé l’instruction n° 2016-38 du 28 novembre 2016. L’instruction du 10 janvier 2017 apporte peu de modifications à celle de novembre. Vous trouverez ces rectificatifs dans notre actualité (accès libre) du 11 janvier 2017.

Instruction n° 2016-38 du 28 novembre 2016 (BOPE n° 2016-85) Courriel: (http://www.bo [tiret] pole [tiret] emploi.org/bulletinsofficiels/instruction [tiret] n [tiret] 2016 [tiret] 38 [tiret] du [tiret] 28 [tiret] novembre [tiret] 2016 [tiret] bope [tiret] n [tiret] 2016 [tiret] 85 [tiret] [tiret] [at] /bulletinsofficiels/1750/view [tiret] article [tiret] 171424.html?) (remplacez les indications entre crochet)

(1) KAIROS : portail partenaires Pôle emploi

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