Organisme de formation : la feuille d’émargement une pièce étroitement contrôlée

Si l’action de formation est dispensée en présentiel, la feuille d’émargement reste indéniablement la pièce maitresse de la démonstration de la réalité de l’action de formation. Les agents de contrôle, pour vérifier la réalité des prestations que l’organisme déclare avoir dispensées, a notamment accès aux feuilles d’émargement.

Par - Le 26 avril 2021.

Mais pour que cette pièce puisse être tenue pour élément probant encore faut-il qu’elle ne comporte aucune anomalie.

C’est ce que rappelle la décision de la CAA de Nantes du 20 avril 2021.

Le service de contrôle va notamment vérifier les signatures apposées sur les feuilles d’émargement. Dans l’affaire soumises aux juges de la CAA de Nantes, les signatures des stagiaires sur les feuilles d’émargement présentées par l’organisme de formation aux agents de contrôle étaient similaires, traduisant des signatures à la chaîne. En revanche, la signature du formateur était différente entre les feuilles d’émargement alors que les formations étaient sensées avoir été dispensées par le même formateur. Cette différence de signature a également été repérée par l’agent de contrôle pour un stagiaire sur plusieurs sessions. Enfin, certaines feuilles ne comportaient pas la signature de stagiaires dont la participation avait cependant été facturée.

L’agent de contrôle va également vérifier le contenu de la feuille d’émargement : devant permettre d’établir la réalité de l’action de formation, elle doit porter mention du nom du formateur et l’intitulé de la formation. Il doit par ailleurs y avoir une analogie entre les mentions portées sur les feuilles d’émargement et les autres documents produits (contrats, factures, …).

Par ailleurs, d’autres anomalies, incohérences ou contradictions peuvent être relevées conduisant les services de contrôle à conclure que la formation n’a pas eu lieu :

  • réalisation d’actions de formation de nature différente pour des clients différents à des dates similaires dans des locaux loués par l’organisme ne comportant cependant, selon les mentions du bail, qu’un seul bureau ;
  • existence de contradictions quant à la durée réelle de la formation dispensée ;
  • impossibilité pour la structure de formation de justifier l’effectivité de la prestation de l’intervenant au jour considéré faute de pouvoir produire les agendas d’activité le jour du contrôle ou faute de réponse apportée aux demandes du service instructeur.

Cependant, l’organisme de formation peut produire, pendant la phase contradictoire suivant le rapport de contrôle, de nouveaux justificatifs permettant de prouver que les prestations qu’il a facturées étaient réelles mais ces pièces doivent elles-aussi remplir certaines conditions pour avoir une valeur probante.

Pour les juges de la CAA de Nantes, tel ne sera pas le cas :

  • d’attestations sur l’honneur de bénéficiaires de formation et de photos, qui présentent des bureaux administratifs et non des salles de formation,
  • de vidéos, lesquelles ne fournissent aucune information sur la qualité des personnes qui y figurent, et sur la date des formations.

CAA de NANTES, 6ème chambre, 20/04/2021, 19NT01974, Inédit au recueil Lebon

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