UIE et Opex développent une solution innovante dans la dématérialisation de courrier pour Generali

La dématérialisation des données devient de plus en plus une réalité dans les entreprises, séduites à la fois par la sécurité apportée par l'absence d'archives papier dégradables et susceptibles de s'égarer et par l'aspect pratique que représente une base de données virtuelle facilement accessible par n'importe quel terminal. Generali France, l'un des leaders de l'assurance, a confié à l'entreprise informatique UIE la formation de ses soixante-dix opérateurs courrier à l'utilisation d'Opex AS3690, le dernier né des “scanners-intégrateurs".

“Les archives dématérialisées ne sont pas un gadget pour l'entreprise. À terme, elles ne constitueront même plus une plus-value, mais une obligation !", assure Marc Pautrat, directeur commercial et marketing d'UIE (Urgence informatique Europe), spécialiste de l'ingénierie du traitement de l'information (TDI) et de l'outsourcing. En effet, lorsque le groupe Generali a lancé, en 2006, le projet stratégique “Maestro" visant à dématérialiser le traitement du courrier (près de 20 000 plis quotidiens au niveau mondial), c'est à UIE qu'elle a confié l'audit préalable à son changement de système, ainsi qu'à la formation aux nouveaux outils qui s'ensuivrait. Sur recommandation d'UIE, c'est le système développé par l'entreprise du New Jersey Opex qu'a choisi le géant de l'assurance. “Avec ce système, précise Marc Pautrat, en une seule opération, l'enveloppe est ouverte, son contenu scanné et numérisé au cours du même flux. Ce système permet aux collaborateurs chargés de la dématérialisation de s'affranchir des tâches de numérisation traditionnelle qui sont habituellement de faible valeur ajoutée, mais très consommatrices de temps."

Une formation en cinq étapes

Débutée au début de l'année 2010, la phase d'installation des appareils s'est achevée au 25 mai dernier. “Nous avons organisé la formation des soixante-dix opérateurs courrier de Generali dès le début 2010, souligne le directeur commercial et marketing de UIE. La toute première phase de formation a été confiée à Opex : l'initialisation, la phase la plus technique. UIE est intervenu ensuite sur des fonctions plus applicatives et, surtout, plus personnalisées." Ainsi, une deuxième phase a été consacrée à la formation des opérateurs sur les différents produits d'assurances développées par le groupe, une troisième consistait en un accompagnement à la mise en production. “Cette phase n'a pas été confiées aux formateurs, relève Marc Pautrat, mais à d'autres opérateurs expérimentés. Ces techniciens se sont ensuite déplacés chez Generali quelques jours par semaine, afin d'exercer un maximum de transfert de compétences." La quatrième phase s'est déroulée quelques mois (préconisations), quant à la cinquième, elle portait sur l'indexation automatique ou manuelle des machines. À l'heure actuelle, il est trop tôt pour établir un retour sur la formation, mais, des quelques entretiens informels ayant eu lieu avec les collaborateurs de Generali sur leur lieu d'apprentissage, la plupart se déclaraient satisfaits et opérationnels sur ces nouveaux matériels. “L'objectif était que ces salariés acceptent le processus et ils l'ont fait, indique Marc Pautrat. Un bilan très complet de l'opération sera publié au premier trimestre 2011".

Si UIE a été la première entreprise européenne à importer ce type de matériel pour répondre à ses besoins personnels en matière d'archivage, plusieurs entreprises privées ou publiques, parmi lesquelles la SNCF, France Abonnements ou le Cied l'ont adoptée. “La dématérialisation des archives procure des avantages en matière de sécurité, précise le directeur commercial et marketing, mais aussi d'énormes économies de photocopies et de papier pour les entreprises. Elle participe aux efforts de développement durable."