Dématérialisation et accessibilité aux bulletins de paie dans le cadre du Compte personnel d’activité (CPA) : publication du décret

Un décret publié au JO du 18 décembre 2016 précise les modalités de remise du bulletin de paie des salariés sous forme électronique dans le cadre du Compte personnel d’activité (CPA) à compter du 1er janvier 2017.

Par - Le 19 décembre 2016.

Modalités de remise par l’employeur du bulletin de paie des salariés sous forme électronique et droit d’opposition du salarié à cette voie de transmission

1° Modalités de remise par l’employeur du bulletin de paie des salariés sous forme électronique

Lorsqu’il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l’employeur informe le salarié de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique par tout moyen conférant date certaine :

  • un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ;
  • ou au moment de l’embauche.

Art. D3243-7 nouveau du Code du travail

2° Droit d’opposition du salarié à cette voie de transmission

Le salarié peut faire part de son opposition :

  • à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d’un bulletin de paie sous forme électronique ;
  • par tout moyen lui conférant une date certaine.

La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification.
Art. D3243-7 nouveau du Code du travail

Garantie de l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par le biais du service en ligne associé au compte personnel d’activité

1° Principes généraux

Le principe posé par la loi du 8 août 2016 – et rappelé par le décret – est que le service en ligne associé au compte personnel d’activité permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.

C’est à l’employeur ou au prestataire agissant pour son compte de garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.
Art. R3243-9 nouveau du Code du travail

La CNIL dans sa délibération du n° 2016-344 du 17 novembre 2016 – publiée comme le décret, au JO du 18 décembre 2016 – prend acte que le service de consultation des bulletins de paie transmis par l’employeur sous forme électronique ne pourra ni être partagé ni faire l’objet de services de la part de prestataires tiers.

Elle relève par ailleurs, que les bulletins de paie dématérialisés ne sont pas stockés sur le CPA mais y sont simplement affichés lorsque le titulaire du compte en fait la demande.

2° Garantie de l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique apportée par l’employeur : durée de conservation des données

L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :

  • soit pendant une durée de 50 ans ;
  • soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de la retraite augmentée de 6 ans.

Art. D3243-8 nouveau du Code du travail

3° Garantie de l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique apportée par le prestataire qui agit pour le compte de l’employeur

Les utilisateurs doivent être mis en mesure de récupérer :

  • à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique et stockés,
  • sans manipulation complexe ou répétitive,
  • et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Ils sont informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour pouvoir récupérer les bulletins de paye stockés dans les 2 cas suivants :

  • fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur ;
  • cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation,

Art. D3243-8 nouveau du Code du travail

Sanctions

Le fait de méconnaître les dispositions relatives au bulletin de paie présentées ci-dessus est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la troisième classe.
Art. R3246-2 modifié du Code du travail

Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité

Délibération n° 2016-344 du 17 novembre 2016 portant avis sur un projet de décret relatif à la mise en œuvre, par la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle, d’un traitement de données à caractère personnel « Système d’information du compte personnel d’activité (SI-CPA) », et sur un projet de décret relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité via le CPA (demande d’avis n° 1989981)

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