Quelle est la durée de conservation, par un organisme de formation, des éléments pédagogiques relatifs à une formation certifiante préparant à un Titre professionnel délivré par le ministère du Travail ?

Conservation du dossier professionnel et des évaluations (Titre Pro)

Un organisme de formation est tenu de conserver le dossier professionnel du candidat, même si la réglementation ne fixe pas expressément une obligation ni une durée de conservation.

La conservation du dossier professionnel s'inscrit dans le respect des obligations de contrôle, de transparence, et de justification du processus de certification.

• Arrêté du 1^er octobre 2024

Les conditions d'agrément des centres d'examen agréés sont renforcées, en exigeant un contrôle plus strict des conventions entre ces centres et les organismes de formation partenaires, avec une exigence accrue de traçabilité documentaire, y compris sur les dossiers professionnels.

• Arrêté du 22 décembre 2015, relatif aux modalités d'agrément des organismes

L'article 4 impose à l'organisme agréé de conserver les documents nécessaires au contrôle du respect des conditions de déroulement des sessions.

• Arrêté du 8 juillet 2013, relatif aux modalités d'organisation des sessions de validation

L'article 5 désigne le dossier professionnel comme pièce constitutive de l'évaluation du candidat, ce qui implique sa conservation pour garantir la traçabilité de la certification.

• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) :

L'article 5 impose une conservation des données personnelles pour une durée proportionnée à leur finalité. En l'espèce, cette finalité étant la validation du titre professionnel, une durée de conservation de 5 ans est considérée comme raisonnable et conforme aux recommandations implicites des autorités administratives (DREETS).

Autres documents pédagogiques

Les éléments de suivi pédagogique (feuilles d'émargement, supports de formation, suivis d'accompagnement…) ne font l'objet d'aucune obligation légale de conservation. Toutefois, il est recommandé de les conserver pendant 5 ans, en cas de contrôle administratif, en application de l'article L6362-6 du Code du travail, car elles peuvent servir de justificatifs pour les financeurs publics ou mutualisés.

Pour en savoir plus : Fiche 18-3 : Procédure de contrôle administratif et financier

Publié le 2 juillet 2025