La preuve de la réalité des actions de formation : la cohérence "documentaire", clé de voûte du contrôle administratif

Le contrôle administratif et financier des organismes prestataires de formation professionnelle constitue un levier central de la politique publique de formation. Il vise à garantir que les fonds publics ou mutualisés mobilisés sont effectivement affectés à la réalisation d'actions de formation réelles, conformes et dûment justifiées.

Les décisions rendues en 2025 s'inscrivent dans une ligne jurisprudentielle désormais bien établie, marquée par une exigence accrue de traçabilité et de cohérence des preuves produites.

Rappel du cadre juridique

Dans une décision rendus le 16 décembre 2025, la Cour administrative d'appel de Paris ^{[ 1 ]} Cour administrative d'appel de Paris,  16 décembre 2025, n°24PA00974 rappellent les trois principes directeurs du contrôle de la réalisation des actions de formation :

1° La charge de la preuve pèse sur l'organisme de formation

Il appartient aux organismes prestataires d'actions de formation de présenter tous documents et pièces établissant la réalité de ces actions. Ce principe est posé à l'article L6362-5 du Code du travail.

2° La valeur probante centrale des feuilles d'émargement

Au premier rang de ces pièces, viennent, au regard de leur force probante particulière, les feuilles d'émargement quotidiennes signées par les stagiaires, qui permettent d'établir que l'intégralité de la formation a été dispensée à ces derniers.

3° Une preuve alternative admise sous conditions strictes

Toutefois, le défaut de production des feuilles d'émargement quotidiennes ne fait pas obstacle à ce que les organismes de formation puissent produire d'autres documents pour administrer la preuve de l'exécution des formations dispensées, pourvu qu'ils se corroborent les uns les autres et ne présentent entre eux aucune incohérence ^{[ 2 ]} Cour administrative d'appel de Paris, 1er avril 2025, N° 23PA01561 .

Conditions de la valeur probante des feuilles d'émargement

Si les feuilles d'émargement ont, pour reprendre l'expression des juges parisiens, une "force probante particulière", c'est à condition qu'elle soient fiables, authentiques et sincères ^{[ 3 ]} Cour administrative d'appel de Paris,  16 décembre 2025, n°24PA00974 .

Sont ainsi dépourvues de force probante les feuilles d'émargement :

• comportant des signatures de graphisme différents pour plusieurs mêmes formateurs et pour plusieurs mêmes stagiaires ^{[ 4 ]} Tribunal administratif de Paris, 28 mai 2025, N° 2220281 ;
• comportant des incohérences ^{[ 5 ]} par exemples : plusieurs formateurs signant des feuilles d'émargement pour des formations différents supposées avoir lieu aux mêmes dates et aux mêmes heures, stagiaires ayant assisté à une même formation mais avec des durées différentes, formateurs étant présents au même endroit et au même moment pour la même formation sans qu'il ne soit justifié que l'organisme de formation disposait de deux salles, formation se déroulant des dimanches et jours fériés.  - Tribunal administratif de Paris, 28 mai 2025, N° 2220281 ;
• présentant de nombreuses corrections et ne précisant pas les horaires des formations ^{[ 6 ]} Tribunal administratif d'Orléans, 22 janvier 2026, N° 2203027 ;
• présentant des signatures photocopiées ou scannées du formateur et du stagiaire qui sont toutes identiques ^{[ 7 ]} Cour administrative d'appel de Nancy, 15 novembre 2024, N° 22NC01387 ;
• paraissant avoir été remplies et signées uniformément ^{[ 8 ]} Cour administrative d'appel de Paris, 15 mai 2023, N° 22PA02909 ;
• ne mentionnant pas l'identité du formateur ou la qualité de formateur ^{[ 9 ]} Cour administrative d'appel de Versailles, 11 juillet 2024, N° 23VE00554 - Cour administrative d'appel de Paris, 21 juin 2023, N° 22PA02682 - Cour administrative d'appel de Paris, 30 janvier 2023, N° 22PA00422 ;
• ne comportant pas l'intitulé de la formation effectivement suivie, faisant obstacle à l'identification précise de son contenu ^{[ 10 ]} Cour administrative d'appel de Versailles, 11 juillet 2024, N° 23VE00554 - Cour administrative d'appel de Paris, 21 juin 2023, N° 22PA02682 - Cour administrative d'appel de Marseille, 24 juin 2022, N° 22MA04704 , le lieu de réalisation de la formation ^{[ 11 ]} Cour administrative d'appel de Paris, 30 janvier 2023, N° 22PA00422 ou la durée de la formation ^{[ 12 ]} Cour administrative d'appel de Marseille, 24 juin 2022, N° 22MA04704 .

Preuves alternatives recevables

La feuille d'émargement rejetée, l'organisme de formation doit produire les éléments permettant d'établir la matérialité de l'action de formation. Ces éléments doivent démontrer que les formations en cause se sont tenues dans leur entièreté et selon les modalités prévues contractuellement ^{[ 13 ]} Cour administrative d'appel de Paris, 21 juin 2023, N° 22PA02682 .

L'organisme doit justifier de la mise à disposition effective des locaux dans lesquelles les formations sont supposées avoir lieu ^{[ 14 ]} Tribunal administratif de Paris, 28 mai 2025, N° 2220281 - Cour administrative d'appel de Marseille, 24 juin 2022, N° 22MA04704 - Cour administrative d'appel de Paris, 30 janvier 2023, N° 22PA00422 - Les juges marseillais précisent qu' "en refusant de produire les états quotidiens d'occupation de ses salles de cours, l'organisme de formation a placé l'administration dans l'impossibilité de vérifier précisément l'adéquation entre le nombre de formations pouvant être réalisées quotidiennement simultanément dans les locaux et le nombre de formations quotidiennement facturées". Cette preuve devant être corroborée par des éléments cohérents, tels que les plannings des formateurs ^{[ 15 ]} - Cour administrative d'appel de Marseille, 24 juin 2022, N° 22MA04704 - Tribunal administratif d'Orléans, 22 janvier 2026, N° 2203027 - l'emploi du temps des formateurs devant être, rappellent les juges marseillais, cohérent et compatible avec les frais de déplacement leur ayant été versés pour se rendre sur les lieux présumés de formation.

Les fiches d'évaluation de la satisfaction supposées avoir été remplies par les stagiaires à l'issue de la formation "ne sont pas probantes dès lors que, soit elles ne sont pas signées, soit elles ne sont pas renseignées, soit elles comportent des signatures différentes de celles des feuilles d'émargement" ^{[ 16 ]} Tribunal administratif de Paris, 28 mai 2025, N° 2220281 .

La production du curriculum vitae du formateur "n'est pas de nature à établir que le formateur aurait effectivement assuré l'action de formation en cause" ^{[ 17 ]} Cour administrative d'appel de Paris, 21 juin 2023, N° 22PA02682 .

Peuvent en revanche être utilement produites les pièces suivantes : les ordres de mission adressés aux formateurs, les courriers de convocation des stagiaires ou tout document permettant d'attester du déroulé des parcours de formation, les exercices de contrôle de l'acquisition des connaissances ou d'évaluation du niveau des stagiaires et les compte rendus d'entretien/bilan avec les formateurs ^{[ 18 ]} Cour administrative d'appel de Paris, 30 janvier 2023, N° 22PA00422 .

Et les formations suivies en "distanciel" ?

Les décisions sur ce point relèvent essentiellement des défauts liés aux conditions mêmes de validité des actions de formation organisées à distance. Rappelons en effet que la mise en œuvre d'une action de formation en tout ou partie à distance comprend :

1° Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ;

2° Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne ;

3° Des évaluations qui jalonnent ou concluent l'action de formation (article D6313-3-1 du Code du travail) ^{[ 19 ]} Ainsi, "en se bornant à produire de simples attestations de fin de stage et des autoévaluations prétendument établies par les stagiaires, qui se bornent à quelques questions particulièrement basiques, l'organisme de formation n'établit pas qu'il aurait réalisé des évaluations au cours ou à l'issue des actions de formation concernées" - Tribunal Administratif de Rouen, 3 juillet 2025, N° 2302954 - L'organisme de formation doit également faire la preuve qu'il a mis en place une assistance technique et pédagogique - Tribunal administratif de Paris, 26 juin 2025, N° 2400143 - Tribunal Administratif de Bordeaux, 17 avril 2025, N° 2303849 - les juges bordelais observent qu'"aucun des documents transmis, et notamment pas les attestations sur l'honneur toutes signées avec le même logiciel de signature électronique authentifiée, les questionnaires de pré-évaluation et de satisfaction, et les attestations de fin de stage, ne permet d'établir que les formations dispensées par l'organisme de formation comprendraient une assistance pédagogique adéquate et des évaluations jalonnant ou concluant la formation. Le manquement aux dispositions précitées de l'article D6313-3-1 du Code du travail est donc établi"..

Quant à la preuve de la réalisation de la formation délivrée à distance, les juges de la Cour administrative d'appel de Lyon ont jugé que "les attestations que les stagiaires ont signées électroniquement plusieurs mois après la formation, qui n'apportent au demeurant aucune précision sur les prestations délivrées ou leur contenu, ni les relevés de pages de connexion, avec les adresses mail, les dates et les durées de connexion qu'ils comportent, ne permettent davantage de caractériser une réalisation complète et conforme aux modalités prévues des formations litigieuses. Dès lors, aucune preuve n'est apportée par la société requérante de l'effectivité des formations suivies" ^{[ 20 ]}Cour administrative d'appel de Lyon, 9 janvier 2025, N° 24LY00610.

Points de vigilance pour les organismes de formation

• Sécuriser les feuilles d'émargement : mentions complètes (intitulé, nom et qualité du formateur, durée et horaires), signatures authentiques, absence d'anomalies ou de corrections non justifiées.
• Assurer la cohérence de l'ensemble des pièces produites : plannings, locaux, intervenants, frais annexes.
• Documenter concrètement le déroulé pédagogique : évaluations, exercices, bilans, comptes rendus.
• Renforcer la traçabilité des formations à distance : assistance effective, évaluations réelles, preuves qualitatives du suivi.
• Anticiper le contrôle en structurant un dossier probatoire dès la conception de l'action de formation, et non a posteriori.

Pour aller plus loin :

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Fiche 17-9 : Suivi de l'exécution de la prestation de formation (accès abonnés)