Consultant formateur salarié : la question épineuse des heures supplémentaires et des déplacements

Le rappel du cadre probatoire : une charge partagée, mais exigeante

Dans les deux affaires, les juges se fondent sur l'article L3171-4 du Code du travail, selon lequel la preuve des heures de travail effectuées n'incombe spécialement à aucune des parties ^{[ 1 ]} Voir une application concernant un formateur Cass. Soc. 29 novembre 2023, n°22-15.854 et notre actualité du 29 janvier 2024.

Le salarié doit présenter des éléments suffisamment précis - sous une forme qu'il choisie, tableau, relevé, ... -  pour étayer sa demande, tandis que l'employeur, tenu d'assurer le contrôle du temps de travail, doit produire ses propres éléments pour y répondre utilement.

Les Cours rappellent que le juge forme sa conviction au regard de l'ensemble des pièces produites et qu'il lui appartient, le cas échéant, d'évaluer souverainement le volume des heures supplémentaires retenues, sans être tenu d'en détailler le calcul.

Rappelons également que si le formateur "ne peut pas en principe effectuer des heures supplémentaires de sa propre initiative et sans l'accord préalable de l'employeur, il peut toutefois en réclamer le paiement, l'employeur étant considéré comme ayant donné son accord implicite à l'accomplissement d'heures supplémentaires, lorsqu'il est établi que ce dernier informé du surcroît d'activité du salarié n'a pas revu son organisation pour le soulager. Il en est de même lorsque l'employeur ne pouvait pas ignorer que la nature et l'importance des tâches confiées au salarié nécessitaient la réalisation d'heures supplémentaires au-delà des horaires contractuels". Il en ira notamment ainsi lorsqu'il ressort de la fréquence des formations programmées avec des semaines comportant 5 jours consécutifs de formation, que la nature et la multiplicité des tâches confiées au formateur entraînaient de fait la réalisation d'heures supplémentaires. ^{[ 2 ]}Cour d'appel de Rennes, 30 janvier 2025, RG n° 22/01590 - Dans cette affaire, les fonctions du formateur recouvraient à titre principal des formations en droit du travail dispensées entre le lundi et le vendredi de 9 heures à 17 heures, et parfois de 8 heures à 18 heures, destinées à des salariés élus d'instances représentatives du personnel d'entreprises, de sociétés, d'établissements de soins, d'associations, impliquant une préparation et une nécessaire adaptation des supports pédagogiques en fonction des exigences de ses interlocuteurs. Il lui était également confié des missions complémentaires à caractère commercial lors des salons organisés sur le territoire national et à l'Ile de la Réunion ainsi que des missions d'assistance juridique des clients de son portefeuille. Les juges rennais ont conclu que l'organisme de formation a évalué "de manière injustifiée, à quelques minutes, le temps de préparation consacré par le formateur aux formations au regard du niveau élevé de la formation initiale du salarié et du caractère répétitif des formations dispensées, ce qui est contradictoire avec les exigences des formations sur-mesure adaptées aux besoins et aux attentes des clients (qu'il) offre de commercialiser dans son catalogue". .

Temps de déplacement : la notion de salarié itinérant au cœur du raisonnement

Dans l'affaire jugée par la Cour d'appel de Paris, l'employeur invoquait les stipulations de la Convention collective des organismes de formation excluant du temps de travail effectif les trajets effectués au départ du domicile.

La Cour écarte cette analyse en retenant que le salarié, formateur intervenant sur l'ensemble du territoire sans lieu de travail fixe, devait être qualifié de salarié itinérant.

À la lumière de la directive 2003/88/CE et de l'article L3121-1 du Code du travail, les juges rappellent que les temps de déplacement entre le domicile et les sites des premiers et derniers clients constituent du temps de travail effectif dès lors que le salarié est à la disposition de l'employeur et ne peut vaquer librement à des occupations personnelles ^{[ 3 ]} En 2018, la Cour de cassation a jugé qu'exception faite que la directive 2003/88/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003 en matière de congé annuel payé, se borne à réglementer certains aspects de l'aménagement du temps de travail, de telle sorte que, en principe, elle ne trouve pas à s'appliquer sauf lorsque " les travailleurs n'ont pas de lieu de travail fixe ou habituel et effectuent des déplacements quotidiens entre leur domicile et les sites du premier et du dernier clients désignés par leur employeur", la situation relevant dans ce cas, non pas de ladite directive, mais des dispositions pertinentes du droit national (Cass. Soc. 30 mai 2018, n° 16-20.634).

Ces temps ne relèvent donc pas du régime du simple déplacement professionnel visé à l'article L3121-4 lequel précise que "le temps de déplacement professionnel (...)  s'il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, fait l'objet d'une contrepartie soit sous forme de repos, soit sous forme financière. La part de ce temps de déplacement professionnel coïncidant avec l'horaire de travail n'entraîne aucune perte de salaire" ^{[ 4 ]} Les juges dans une décision du 8 juillet 2020 relèvent que les temps de trajet allers-retours d'une formatrice, au regard notamment de leur important kilométrage, ne constituaient pas un temps de travail effectif mais devaient faire l'objet d'une contrepartie. Cass. Soc. 8 juillet 2020, n° 18-24546 18-24669. Dans une décision du 30 mai 2025, les juges de la Cour d'appel de Douai ont décidé que, le contrat de travail du formateur mentionnait comme lieu de travail, le siège de l'organisme de formation.  Dans ces conditions, pour les juges "même si le salarié a été amené à effectuer des missions sur toute la région, en partant quasiment systématiquement de son domicile pour se rendre sur les lieux sur lequel il devait rallier ses lieux de formation, cette affirmation ne suffit pas à considérer que son temps de trajet doit être évalué sur un itinéraire domicile/lieu de formation" (Cour appel de Douai, 30 mai 2025, RG n° 23/00801 .

Tableaux, courriels, factures : des éléments suffisants pour étayer la demande

Dans les deux décisions, les salariés produisaient des tableaux récapitulatifs, complétés par des courriels envoyés en dehors des horaires collectifs, des factures, des notes d'hôtel ou encore des justificatifs de déplacements.

Les juridictions considèrent que ces documents, vérifiables et cohérents, sont suffisants pour étayer les demandes, même s'ils ne mentionnent pas systématiquement les heures de début et de fin de chaque journée.

À l'inverse, les employeurs ne produisaient ni plannings, ni relevés horaires, ni documents de suivi du temps de travail, alors même que certains contrats prévoyaient explicitement un dispositif de contrôle, notamment pour le travail de back-office réalisé au domicile du salarié.

L'impossibilité pour l'employeur de se retrancher derrière des "hypothèses"

La Cour d'appel de Riom écarte expressément les arguments consistant à soutenir que le salarié aurait pu commencer plus tard, finir plus tôt, choisir un autre hôtel ou éviter certains déplacements. De telles hypothèses, non étayées par des éléments objectifs, ne sauraient remettre en cause les décomptes produits par le salarié.

Les juges rappellent également que l'employeur qui ne contrôle pas les horaires ne peut utilement soutenir que les heures supplémentaires auraient été effectuées sans son autorisation, celle-ci étant, au minimum, implicitement acquise.

Un enseignement clair pour les organismes de formation

Ces décisions confirment une jurisprudence constante :

• les salariés itinérants peuvent voir leurs temps de déplacement intégralement qualifiés de temps de travail effectif ;
• les tableaux établis par le salarié, corroborés par des éléments matériels, suffisent à étayer une demande ;
• l'employeur qui n'assure pas un contrôle effectif du temps de travail s'expose à voir ses contestations écartées.

Enjeux financiers et au pénal pour l'organisme de formation

Travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié

Le non-paiement intentionnel d'heures supplémentaires peut, dans certains cas, être qualifié de travail dissimulé lorsqu'il résulte d'une volonté de dissimuler une partie de l'activité salariée (par exemple absence volontaire de déclaration des heures réellement effectuées) (articles L8221-5 et L8224-1 du Code du travail). En cas de rupture de la relation de travail, le salarié auquel l'employeur a eu recours en commettant les faits travail dissimulé a droit à une indemnité égale à 6 mois de salaire (article L8223-1 du Code du travail) ^{[ 5 ]}Cour d'appel de Rennes, 30 janvier 2025, RG n° 22/01590 - Dans cette affaire, les juges ont décidé que "compte tenu de l'effectif limité des salariés inférieur à 10 salariés, de la multiplicité des tâches confiées au formateur dont l'employeur chargé des plannings des formateurs ne pouvait pas ignorer la réalité des horaires dépassant largement la durée légale, étant rappelé qu'il s'est gardé de fournir le décompte du temps de travail de son salarié, ce qui caractérise à la fois une connaissance de la réalité des dites heures et une occultation volontaire de leur ampleur, l'intention de la société, au demeurant spécialisée en droit du travail, de dissimuler une partie du temps de travail du formateur est établie au regard du volume important des heures supplémentaires réalisées durant une période limitée ( 259,75 HS sur 12 mois) et caractérise un travail dissimulé". L'organisme de formation a été condamné à lui payer une indemnité forfaitaire pour travail dissimulé de 18 000 euros .

Rappel de salaire au titre des heures supplémentaires et des congés payés afférents

Si les juges retiennent l'existence d'heures supplémentaires, l'employeur doit payer un rappel de salaire correspondant aux heures non rémunérées.
Ce rappel inclut les majorations légales ou conventionnelles applicables (généralement 25 % puis 50 % selon les seuils) (articles L3121-28 et suivants du Code du travail). Tout rappel de salaire au titre des heures supplémentaires entraîne le paiement de 10 % supplémentaires au titre des congés payés afférents (article L3141-22 du Code du travail).

Paiement de cotisations sociales supplémentaires

Les rappels de salaire versés doivent être réintégrés dans l'assiette des cotisations sociales, ce qui augmente le coût global pour l'employeur (article L242-1 du Code de la sécurité sociale).

Dommages et intérêts pour manquement de l'employeur à l'obligation de sécurité

Si le salarié établit des éléments de fait caractérisant des conditions de travail dégradées susceptibles d'engager l'obligation de sécurité de l'employeur, tenu notamment au contrôle régulier du temps de travail et de la charge de travail de ses salariés. Il incombe dès lors à l'employeur de rapporter la preuve qu'il a pris toutes les mesures nécessaires, y compris préventives, pour assurer la préservation de la santé mentale et physique de son salarié. Il ne peut se borner à remettre en cause la dégradation de l'état de santé du salarié, en l'absence d'élément médical et de déclaration de maladie professionnelle (articles L4121-1 et s. du Code du travail). L'employeur doit justifier avoir analysé et contrôlé l'amplitude des horaires et la charge de travail du salarié, qu'il ne pouvait ignorer, et dont le salarié démontre qu'elles étaient excessives. Le manquement de l'employeur à son obligation de sécurité peut être établi et le préjudice que le salarié justifie avoir subi du fait de cette carence doit être réparé par la condamnation de l'employeur à lui payer des dommages et intérêts ^{[ 6 ]}Cour d'appel de Rennes, 30 janvier 2025, RG n° 22/01590 - Dans cette affaire, l'organisme de formation a été condamné à verser au formateur la somme de 3 000 euros à titre de dommages et intérêts pour manquement à l'obligation de sécurité.

Points de vigilance pour l'organisme de formation employeur

1.Assurer un suivi effectif et documenté du temps de travail

L'employeur doit être en mesure de produire des plannings, relevés horaires ou outils de suivi du temps de travail réellement effectué. À défaut, les tableaux et éléments produits par le salarié (mails, factures, notes d'hôtel) peuvent suffire à fonder une condamnation.

2. Ne pas se reposer uniquement sur les stipulations contractuelles ou conventionnelles

Les clauses excluant le temps de trajet domicile–client du temps de travail ne suffisent pas si le salarié est itinérant et sans lieu de travail fixe. Elles doivent être interprétées à la lumière du droit de l'Union et de la notion de temps de travail effectif.

3. Contrôler réellement l'organisation des déplacements et du planning

L'employeur ne peut utilement contester des heures supplémentaires en invoquant a posteriori des choix alternatifs (autre hôtel, autre horaire, nuit sur place) s'il n'a exercé aucun contrôle préalable sur l'organisation du travail et des déplacements.

4. Encadrer et tracer le travail de back-office réalisé au domicile

Lorsque le contrat prévoit du travail à domicile (préparation pédagogique, comptes rendus, ingénierie), l'employeur doit mettre en œuvre le dispositif de contrôle prévu (relevés transmis, validation hiérarchique, suivi de la charge).
À défaut, il ne peut contester l'existence ou le volume des heures supplémentaires.

5. Ne pas se fonder sur des suppositions pour contester les heures revendiquées

Les juges écartent les arguments reposant sur des hypothèses (« il aurait pu finir plus tôt », « il aurait pu rattraper les heures » "il aurait pu prendre un hôtel plus proche"). Seuls des éléments objectifs et vérifiables produits par l'employeur peuvent utilement contredire les décomptes du salarié.

–  Cour d'appel de Paris, 29 janvier 2026, RG n° 22/04591

–  Cour d'appel de Riom, 13 janvier 2026, RG n° 22/01989

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Fiche 18-2 : Formateurs salariés de l'organisme de formation : CDI, CDII, occasionnels, CDD, CDD-U (accès abonnés)