Chapitre 12 : Déclaration et fonctionnement d'un prestataire de formation professionnelle
Si l'entrée sur le marché de la formation est libre, les prestataires de formation - personne physique ou morale, privée ou publique - doivent respecter une obligation spécifique pour pouvoir dispenser des formations : se déclarer auprès de la préfecture. Dans certains cas, cette déclaration ne sera pas suffisante pour exercer une activité de formation, comme pour les organismes souhaitant dispenser des actions en direction des professionnels de santé tenus à l'obligation de développement professionnel continu (DPC) ou encore ceux qui souhaitent vendre leurs formations sur la plateforme Mon compte formation.
Obligations relatives au fonctionnement d'un organisme de formation
Découle de cette déclaration, le respect de différentes obligations relatives au fonctionnement d'un organisme de formation, notamment :
- suivre une comptabilité séparée en cas d'activités multiples ;
- renseigner chaque année, avant le 30 avril, le bilan pédagogique et financier (BPF) ;
- respecter certaines règles en matière d'information et d'accueil des stagiaires.
Rapprochement des obligations des centres de formation d'apprentis (CFA) avec celles des organismes de formation
Le passage, prévu par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, d'un système administré à un système libre de développement des CFA s'est traduit par une simplification des modalités de leur création : leur existence ainsi que leurs formations ne sont plus soumises à une autorisation préalable. Il leur faut désormais se déclarer comme tout organisme de formation.
Déclaration d'activité
Toute personne réalisant des prestations de formation professionnelle doit procéder à une déclaration d’activité dans les trois mois suivant sa première convention ou son premier contrat de formation. Cette obligation permet d’identifier l’ensemble des prestataires de formation intervenant en France et de disposer d’informations sur leur activité. L’enregistrement de la déclaration ne vaut pas agrément de l’Etat, il permet seulement d’exercer sur le territoire et de figurer sur la liste publique des organismes de formation.
Fiche 12-1 : Obligation de déclaration d'activité Fiche 12-2 : Personnes assujetties à la déclaration d'activité Fiche 12-3 : Déclaration d'une modification ou d'une cessation d'activité Fiche 12-4 : Annulation de la déclaration d'activité Fiche 12-5 : Caducité de la déclaration d'activitéRègles générales applicables à l'activité de dispensateur de formation
L’exercice d’une activité de formation professionnelle s’accompagne de nombreuses obligations légales et réglementaires. Les prestataires doivent d’abord assurer une information sur leur offre. Ils sont également responsables de la création et de l’utilisation des supports pédagogiques, dans le respect du droit d’auteur et en évitant tout photocopillage illicite. Leur responsabilité civile suppose par ailleurs une couverture d’assurance adaptée aux risques liés à l’activité. Enfin, les locaux de formation, considérés comme établissements recevant du public, doivent répondre aux règles de sécurité et d’accessibilité.
Fiche 12-6 : Obligations d'information sur l'offre de formation Fiche 12-7 : Création de supports, photocopillage et droits d'auteur Fiche 12-8 : Obligations en matière d'assurance Fiche 12-9 : Sécurité et accessibilité dans les établissements recevant du public (ERP)Obligations comptables et financières
Les prestataires de formation doivent satisfaire à des obligations comptables, notamment la tenue d’une comptabilité distincte des actions de formation, afin d’assurer transparence et traçabilité. À cela s’ajoutent des obligations financières, qui garantissent une gestion saine des ressources et renforcent la confiance des financeurs, apprenants et autorités. Au cœur de ces exigences figure le bilan pédagogique et financier, document annuel obligatoire. Il synthétise l’activité menée, les heures de formation réalisées et les moyens engagés. Véritable outil de contrôle, il atteste de la conformité et du sérieux de l’organisme.
Fiche 12-10 : Comptabilité Fiche 12-11 : Bilan pédagogique et financier (BPF)Accueil et relations avec les stagiaires et les apprentis
Les prestataires de formation sont tenus à différentes obligations liées à l’accueil des stagiaires ou apprentis portant notamment sur l’établissement d’un règlement intérieur et sur les informations, demandées ou délivrées, aux stagiaires et apprentis. Ils exercent un pouvoir disciplinaire à l’égard de ceux-ci. Ils doivent enfin respecter certaines obligations relatives à la santé et à la sécurité, et à la protection sociale des stagiaires ou apprentis.
Fiche 12-12 : Etablissement d'un règlement intérieur Fiche 12-13 : Exercice du pouvoir disciplinaire Fiche 12-14 : Informations délivrées et demandées au stagiaire et à l'apprenti Fiche 12-15 : Délivrance de justificatifs en fin de formation Fiche 12-16 : Obligations en matière de protection sociale du stagiaire et de l'apprenti Fiche 12-17 : Obligation de protection de la santé et de la sécurité du stagiaire et de l'apprentiProfessionnels de santé : organismes de développement professionnel continu (ODPC)
Tous les professionnels de santé, médicaux et non médicaux, quels que soient leurs modes d’exercice, ont l’obligation de se former tous les trois ans, selon un dispositif de formation réglementé : le développement professionnel continu (DPC). L’obligation de s’inscrire dans une « démarche de DPC » se matérialise par diverses modalités et un document électronique de traçabilité répertorie les actions du professionnel de santé, lui permettant de justifier de son engagement dans la démarche. Les organismes souhaitant délivrer des actions de DPC doivent être enregistrés auprès de l’Agence nationale du DPC.
Fiche 12-18 : Le développement professionnel continu Fiche 12-19 : Professionnels de santé concernés par le DPC Fiche 12-20 : Agence nationale du développement professionnel continu Fiche 12-21 : Financement du DPC Fiche 12-22 : Devenir organisme de DPC Fiche 12-23 : Certification périodique des professionnels de santéRéglementation de l'activité de prestataire de bilan de compétences
Le prestataire de bilan de compétences doit avoir un numéro de déclaration d’activité, au même titre qu’un prestataire de formation, et respecter par ailleurs quelques règles spécifiques telles que s’assurer du volontariat du bénéficiaire, respecter le secret professionnel, détruire les documents, transmettre le document de synthèse ….
Fiche 12-24 : Accès à l'activité de prestataire de bilan de compétences Fiche 12-25 : Organisation en cas d'activités multiples Fiche 12-26 : Exigences relatives à la méthodologie, la déontologie et à la qualité Fiche 12-27 : Obligations à l'égard de tous les bénéficiaires
